Sådan bruger du mindre tid på e-mail

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

E-mail-tjek er blevet en afhængighed for mange. Men du kan slippe af med det og øge din produktivitet.

E-mail-tjek er meget som en afhængighed. Det er der flere grunde til.

• Ligesom under sex, gambling eller indtagelse af stoffer, frigives lysthormonet dopamin i hjernen under e-mail-tjek.
• Vi bliver ved med at tjekke vores indbakke, fordi vi gerne vil holde os opdateret, og vi er bange for, at vi går glip af noget.
• Vi analyserer e-mails, så vi kan slappe af og ikke gøre sværere ting.

Men denne tid kunne bruges meget bedre. Kevin Cruz, forfatter til 15 Secrets of Time Management: How Successful People Do Everything, tilbyder fem tips til at hjælpe dig med at halvere din e-mail-tid.

1. Tilføj parsing til din tidsplan

Tjek ikke din e-mail, men behandl den. Behandl parsing-meddelelser ligesom du ville gøre med ethvert andet job. Planlæg det, føj det til din kalender, og kom så i gang. Cruz råder til at sortere din post tre gange om dagen: morgen, eftermiddag og aften.

Det er ikke mængden af tid brugt på at arbejde med post, der betyder noget. Nogen vil bruge tre timer om dagen på at parse beskeder, mens andre vil tage 30 minutter. Det vigtigste er at nærme sig denne virksomhed bevidst, som et almindeligt job.

Kevin Cruz

2. Send ikke alle en kopi af brevet

Jo færre e-mails du sender, jo mindre får du til gengæld. Så prøv ikke at sætte så mange mennesker i kopien af brevet. Herunder ikke markere feltet "Svar alle".

Nogle var i stand til at reducere e-mail-trafik med 50 %, da de trænede sig selv i at tænke sig om to gange, før de sendte en ny e-mail.

3. Filtrer meddelelser

Opsæt filtre for at placere forskellige typer bogstaver i forskellige mapper. På denne måde kan du kun spilde din tid på de virkelig vigtige beskeder og ikke blive overvældet af resten.

4. Stop med at bruge din indbakke som en huskeliste

Mange mennesker sender sig selv beskeder med forskellige opgaver til senere, hvilket gør postkassen til en anden huskeliste. Men dette skader kun produktiviteten.

Cruz foreslår denne tilgang. Når du åbner en ny e-mail, skal du først spørge dig selv, om du kan slette den. Hvis ikke, så overvej om du kan uddelegere det til nogen. Hvis det ikke er muligt, så find ud af, om du kan klare det på mindre end fem minutter. Hvis ja, fantastisk. Hvis ikke, så læg brevet til side til senere. Men lad være med at efterlade det i din indbakke, men overfør det til din kalender og vælg en bestemt dato og tid, hvor du kan gøre det.

5. Kommuniker din hensigt til andre

Diskuter dette med dine kolleger, så det bliver nemmere for dig at holde dig til planen. Fortæl din chef, at for at forbedre din produktivitet vil du deaktivere nye e-mail-advarsler og kun analysere e-mails på bestemte tidspunkter.

Aftal også, hvordan du kan kontaktes ved akutte sager.

Forsøger du at skære ned på den tid, det tager at arbejde med e-mail, skal du ændre dine vaner, og det er altid svært at opnå med det samme. Vær tålmodig og vær klar til at indse, at der ikke er behov for at bruge så meget tid på post.