Sådan forhindrer du breve i at overvælde dig

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

Der er to kategorier af mennesker. Nogle har fuldstændig orden i alt: bogstaver er sorteret, ikoner på skrivebordet er arrangeret. Andre kan ikke åbne deres postkasse uden frygt, for der er en hel bølge af ulæste breve, som der bliver flere og flere af hver dag. De er dog nemme at have med at gøre.

En simpel parsing af bogstaver vil ikke rette op på situationen, hvis postkassen ligner et overfyldt skab, hvis dør du åbner med lukkede øjne, så intet falder ud. Du skal ændre din tilgang til at arbejde med post. Så kan du mere effektivt bruge den tid, der normalt bruges på en endeløs strøm af nye beskeder – på vigtigere opgaver.

For at komme i gang skal du først stille dig selv to spørgsmål:

1. Hvorfor modtager du mange e-mails?
2. Hvad forhindrer dig i hurtigt at skille dem ad?

Baseret på dine svar kan du gå i gang med at løse problemet og bruge et par nyttige tips undervejs.

Tage beslutninger

En blokering i din postkasse kan indikere et problem med beslutningstagning. Mange mennesker er simpelthen uvillige til at tage ansvar. De udsætter de spørgsmål, der skal besvares, til senere for at løse alt i en mere afslappet atmosfære. Eller de finder andre undskyldninger for sig selv, bare for ikke at sende et svarbrev nu.

For ikke at starte hver e-mail med en undskyldning for at komme for sent med svaret, at brevet forsvandt blandt andre eller havnede i spam (og faktisk forblev det en stille bebrejdelse i indbakken, mens man tålmodigt venter på det øjeblik, hvor du åbner det igen), arbejd på dig selv: tag beslutninger.

Gør det til en regel at åbne et brev, gør straks, hvad det kræver af dig, og skriv straks et svar. Og klik ikke på krydset, før mailen er sendt.

Slip af med overskydende

Du kan nemt spare dig selv for at modtage nogle breve:

1. Afmeld unødvendige mails, som du for længst er holdt op med at være opmærksom på. Dette er et spørgsmål om et par sekunder og et par klik: ulæste breve med reklamemateriale vil ikke længere samle sig i postkassen.
2. Deaktiver meddelelser fra sociale netværk og forskellige webtjenester.
3. Omdiriger breve, som du modtager, til personlig post fra kunder til en anden postkasse, med angivelse af adressen på din virksomheds hjemmeside. En anden udvej er at oprette en separat feedbackformular.

Kort sagt, gør alt, hvad der er muligt, for at posten ikke bliver et sort hul, der vilkårligt suger alt ind: både nødvendigt og unødvendigt.

Tilpas filtre

Hvis du har brug for nyhedsbreve for at finde ud af de bedste materialer fra dine yndlingsmedier eller rabatter i onlinebutikker, kan du efterlade dem. Men fjern fra mappen med live-indbakke ved hjælp af filtre. Mailtjenesten, der bruger dem, sender breve til de nødvendige mapper af sig selv.

Grundlaget for filtrering kan være afsenderens adresse eller for eksempel de nøgleord, der er indeholdt i meddelelsens brødtekst. Det hele afhænger af, hvilken slags breve du gerne vil fjerne fra hovedpostmappen.

Find en anden task manager

Postkassen bør ikke erstatte din klassiske notesbog-to-do-liste eller dit planlægningsprogram. Så snart du modtager et brev, og sammen med det en ny sag, skal du overføre det fra posten til din opgaveliste.

Diktér svarene

Hvis svarene er svære for dig på grund af det faktum, at du ikke bryder dig om processen med at skrive breve, så gå den anden vej. Prøv at bruge dikteringsfunktionen: Teknikken optager, hvad du vil sige af sig selv. Og for de mindst konservative personer på din kontaktliste kan du endda svare ved hjælp af videoer vedhæftet brevet.

Åbn mail efter tidsplan

Rådene er ikke relevante for alle, for ofte skal du have kontakt 24/7. Det kan dog stadig være nyttigt for nogle.

Afsæt tidsrammer til forsendelse i løbet af dagen. Så svar på alle de breve, der kom under dit fravær på én gang.

Forvandl ikke post til en notesbog

Telefonnumre, adgangskoder, adresser - alt dette skal ikke gemmes i postkassens indvolde, men være lige ved hånden: i en notesbog, i kontaktlisten på en smartphone, på klistermærker klistret på arbejdspladsen. Overfør de nødvendige oplysninger fra posten, hvor det vil være nemmere for dig at finde dem: det er stadig ikke særlig bekvemt at bruge bogstavsøgning hele tiden.

Send heller ikke notebreve til dig selv. Mange mennesker gør dette ved at skrive oplysninger ned i mailen, som skal huskes. Tilføj billeder til vedhæftede filer, som du vil gemme. De samler breve med posten med links til artikler, som du vil læse senere, når den tid kommer.

Som et resultat er der så mange sådanne bogstaver, at de mister deres betydning. De kommer aldrig tilbage til dem, for de rykker ned på listen – og bliver hurtigt glemt.

Brug Tumblr eller Pinterest til at gemme smukke billeder og skrive noter i specielle applikationer.

Ved at følge disse regler vil du være i stand til at opretholde orden i din postkasse og optimere tiden brugt på at arbejde med post.