Hvordan man gør det, man troede var umuligt

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

The Productivity Secrets of Scott Hanselman, en af Microsofts mest berømte programmører.

Scott Hanselman er ikke kun en af verdens mest respekterede Microsoft-webeksperter. Han er en stor taler. På sin blog, podcast og videoer fortæller han om gadgets, IT og personlig effektivitet. Her er, hvad Scott Hanselman mener om produktivitet.

Vær ikke bange for at lave fejl

“Nogle gange er det nyttigt at lave en bommert. Vær ikke bange for at bryde skoven,”det er endda mærkeligt at høre dette råd fra en så super effektiv person som Hanselman. På toppen af sin karriere ser han ud til at være i tide til alt: Blogging og Twitter, optagelse af podcasts, regelmæssig tale ved konferencer. I de senere år har han været medforfatter til mere end en halv snes bøger. På trods af, at han har kone og to børn.

Hvordan gør han det? Svaret interesserer ikke kun dig. Mange er forvirrede: "Scott, hvorfor sådan en hektisk aktivitet? Sover du overhovedet?" Hanselman svarer:”Fordi jeg skal danse! Hver gang jeg begynder at tænke på, at jeg skulle stoppe, husker jeg denne meme og denne inspirerede dreng."

Jo mindre du gør, jo mere kan du gøre. Det er en typisk skaleringslov,” siger Hanselman. Skalering er at ændre dine grænser ved at ændre din tilgang til produktivitet.

Hanselman afslørede sine hemmeligheder til produktivitet i en 42-minutters tale. Alle hans råd, fra et-bogstavsreglen til at finde din egen Robert Scoble, kan lade sig gøre.

Ifølge ham tilpassede han simpelthen produktivitetsteknikkerne fra David Allen (Getting Things Done), Stephen Covey (""), JD Meier (Getting Results the Agile Way), Francesco Cirillo (Pomodoro-teknik) og Katie Sierra.

Det følgende er et resumé af Hanselmans GOTO 2012-tale og et resumé af hans præsentation på Webstock 2014.

Se efter fareskilte

Det var ikke altid svært at holde fokus. Internettet var ikke altid fyldt med hundredvis af sider med nyt, endnu ikke læst indhold. Strømmen af information, der distraherede dig, var ikke altid kontinuerlig. Hanselman husker, at da han lige skulle lære at programmere, var al den viden, han havde brug for, indeholdt i to bøger.

Scott Hanselman

Exabytes af information skabes på internettet, hvoraf halvdelen er affald. Distraktioner spiser en tredjedel af dagen. Vi er overvældede, men vi siger til os selv, at vi kan klare alt, vi skal bare arbejde sent.

Hold op! Dette er et faresignal. Hvis du griber dig selv i at tænke, at du skal være sent oppe for at indhente din tidsplan, har du et problem. Et stort problem, og løsningen er ikke så enkel som "Jeg håber, jeg rydder op i alle opgaverne på min to-do-liste."

"Håb er ikke en plan," siger Hanselman. "Håbet venter, når du bare går med strømmen."

Forstå forskellen mellem produktivitet og effektivitet

Så hvad gør du, når du ser et skilt, der advarer om en fare? Hanselman har en løsning. Men før han afslører det, definerer og kontrasterer Scott produktivitet og effektivitet.

• Produktivitet handler om at nå et mål. Det er vigtigt at beslutte sig for, hvad man skal gøre. Produktivitet handler om at vælge de rigtige mål og målsætninger og derefter nå dem.
• Effektivitet handler om at løse opgaver på den mest ergonomiske, procesorienterede måde.

Scott Hanselman

Produktivitet handler om at gøre det rigtige. Effektivitet er at gøre tingene rigtigt. Med andre ord betyder produktivitet at vælge en retning, og effektivitet betyder at løbe hurtigt i den retning.

Når du forstår, at det er to forskellige ting, vil du forstå, hvor kraftfulde værktøjer de er.

Definer, hvad arbejde betyder

Hanselman fokuserer også på treenigheden af begrebet "arbejde" beskrevet.

1. Et forudbestemt job er et, der er planlagt på forhånd.
2. Det arbejde, der kommer op, er det, der distraherer dig fra planen.
3. Defineret arbejde er, når du sætter dig ned og tænker over, hvad du skal gøre.

Ifølge Hanselman er det nødvendigt at afsætte mere tid til det tredje punkt. Hvor ofte afsætter du en time i din tidsplan til at tænke grundigt over, hvad du skal gøre nu? I stedet ser vi på to-do-listen, og vi går i panik, omformer to-do-listen i håb om at lappe hullerne. Men faktisk vokser listen kun fra dette.

Tag dig tid til at tænke over dit næste arbejde. For fagfolk tager dette i gennemsnit ikke mere end en time om dagen.

Gør, kast, uddeleger, forsink

Hanselman fremhæver en anden Allen-teknik fra hans berømte Getting Things Done: Do, Drop, Delegate eller Procrastinate.

Dette er en fantastisk e-mail-løsning. Udfør en opgave fra e-mail, hvis den tager et minut og er planlagt. Ellers skal du droppe, delegere eller udskyde det – gør det senere eller uddeleger det til en anden.

"Vær ikke bange for at bryde skoven" lyder unaturligt. Faktisk giver denne tilgang dig mulighed for bedre at fokusere på arbejdet end en situation, hvor ansvarsbyrden permanent lægger pres på psyken.

Det er svært at sige nej. Men skyldfølelsen forbundet med ordet "ja" er meget værre end ubehaget ved at give op. Overalt, inklusive internettet, kan du kontrollere og sortere dine datastrømme.

For at filtrere oplysninger og planlægge ting, der skal gøres, anbefaler Hanselman en tidsstyringsmatrix.

	Presserende	Ikke akut
Vigtig	jeg Kritiske situationer. Uopsættelige problemer. Projekter og opgaver med deadline.	II Etablering af forbindelser. Søg efter nye muligheder. Planlægning. Genopretning af styrker.
Uvæsentlig	III Uvedkommende samtaler og telefonopkald. En slags korrespondance. Nogle møder. Rutinemæssige anliggender.	IV Tidsspildende småting. Korrespondance. Telefonopkald. Et tomt tidsfordriv.

Når noget samtidig er presserende og vigtigt, for eksempel en kone føder eller der opstår et anfald af blindtarmsbetændelse, bør du handle med lynets hast. Hvis sagen ikke er presserende og ligegyldig, er det bedre slet ikke at gøre det. Og desværre spilder vi ofte tid på ting, der er presserende, men ligegyldige. At handle akut er en dårlig vane for mange af os.

Forstå e-mail

Scott Hanselman modtager hundredvis af e-mails hver dag og deler sin tilgang til Inbox.

Anvend et-bogstavsreglen

Ændring af indstillingerne for indgående breve ændrer radikalt tilgangen til at arbejde med e-mail. Opret en mappe til breve, hvor du er i kopien, og en separat mappe til beskeder, hvor du er den eneste modtager. De bogstaver, der falder ind i den første mappe, er a priori ligegyldige.

Men hvad nu hvis chefen sender dig en kopi af opgaven og derefter spørger: "Hvorfor har du ikke fuldført min opgave?" Svaret er enkelt: "Jeg var med i kopien, jeg troede, du bare informerede mig." Det ville chefen aldrig gøre igen.

Som community-arkitekt hos Microsoft bruger Hanselman en anden mappe i sin postkasse, Ekstern.”Det er folk, der ikke arbejder for virksomheden, men som er vigtige for mig. Jeg besvarer alle deres e-mails,” forklarede Scott.

Tjek ikke din mail om morgenen eller om aftenen

Det er enkelt: du besvarede brevet om morgenen, modtog et øjeblikkeligt svar, svarede igen … Som følge heraf kan den korrespondance, som du planlagde at bruge mindre end en time på, tage en halv dag.

Scott Hanselman

At tjekke din mail om morgenen er som at rejse i tiden. 9:00 - stå op, tjek din mail. Vi vågnede - det er allerede aftensmad, det er tid til at tage en snack. Og nu er klokken allerede 14:30, det er tid til at arbejde … Hvordan skete det? Du har lige åbnet din e-mail-klient om morgenen.

Desuden vænner du folk til denne tid, når du svarer på e-mails om morgenen (eller om natten). Ved at svare på en e-mail kl. 02.00 én gang, har du opbygget et ry for at skrive e-mails kl. 02.00 og signaleret din vane med, at det haster.

Tjek din mail ved middagstid i henhold til din daglige rutine og bliv overrasket over, hvor meget du kan få lavet på en dag.

Find din Robert Scoble

Du bør ikke tjekke din mail nu og da af frygt for at gå glip af noget. "Jeg har normalt en tom indbakke, men når jeg er på ferie, kan der være 500 e-mails," forklarer Hanselman.

Ofte ved konferencer kan du se talere, der, efter at de knap har afsluttet deres tale, er mere tilbøjelige til at løbe hen til deres bærbare computer for at se på deres e-mail-konto. Man får indtryk af, at deres job er at slette breve til tiden.

For at udrydde denne vane råder Hanselman til at bruge såkaldte betroede aggregatorer. Det er kolleger, som altid er opmærksomme på tingenes aktuelle tilstand. Hos Microsoft var det Robert Scoble.

Scott Hanselman

Jeg er blevet abonneret på tusindvis af blogs. Men hvorfor? Hvem er verdens bedste bloglæser? Robert Scoble! For mig selv besluttede jeg: Jeg er ikke Scoble, at læse så mange blogs er unaturligt. Og ved du, hvad jeg gjorde? Jeg begyndte at læse hans blog. Af de tusindvis af blogs, jeg har fulgt, har jeg forladt fem, som fungerer som en nyhedsaggregator for mig. Det er det samme som at se alle nyhedsudsendelserne i løbet af dagen eller bare se det sidste program om aftenen.

Find din "trusted aggregator" i virksomheden. For at gøre dette skal du blot spørge dig selv, hvem er den person, der altid er opmærksom på, hvad der sker, og som gerne vil dele det med dig?

Bliv i strømmen

Uanset hvad der sker i verden og i dit liv, vil du helt sikkert vide om det. Hvis den næste 11. september sker, vil du blive informeret.

Prøv derfor som i en kokon. Lad ikke din opmærksomhed vandre ved at trykke på Alt + Tab i Gmail hele tiden.

Gem tastetryk

Efter eksemplet med journalisten og Microsoft-evangelisten John Adella, opfordrer Hanselman til at "gemme tastaturslag." Det følgende eksempel vil forklare, hvad dette betyder.

Scott Hanselman

Hvis Brian sender mig et brev med et rigtig interessant spørgsmål om ASP. NET, og jeg svarer langt og inspireret (fem afsnit med kodeeksempler og så videre), så giver jeg ham ikke bare et detaljeret skriftligt svar, der løste hans problem, Jeg giver ham 10 tusind deres tastetryk. Men livet er kort, antallet af sådanne klik er begrænset - jeg får dem aldrig tilbage, jeg har bare givet dem til Brian. Samtidig ved jeg ikke engang, om han vil læse min besked. Hvordan skal man så være? Hvordan ikke at bruge, men at gange dine tastetryk? Jeg skriver et blogindlæg og sender linket til Brian. Så vil mine klik mangedobles, selv efter jeg dør - hver gang nogen ser min blogside.

Skriv korte bogstaver: tre til fire sætninger. Alt længere bør være på en blog, Wikipedia, FAQ, vidensbase eller ethvert andet dokument. E-mail er ikke et sted at gemme viden; dine tastetryk dør der.

Forstå indbakken i dit liv

Sortering betyder at adskille, sigte eller aflive noget.

En kontinuerlig strøm af information går ikke kun til din e-mail, men også til den betingede indbakke i dit liv. Notifikationer om beskeder på sociale medier, om udgivelsen af et nyt afsnit af din yndlings tv-serie og lignende - vi afsætter tid til alle disse små begivenheder. Det betyder, at de også skal sorteres.

Hanselman tilbyder en noget skræmmende analogi: der var en nødsituation på parkeringspladsen, mange mennesker blev såret. Vi er nødt til at handle! Din opgave er at sætte en etiket på alles finger: døde eller levende, og hvordan de skal behandles. Med Indbakken er vi altid menneskelige i vores liv: Vi lægger bind på en kræftpatient, mens en anden er ved at miste en arm. Vi gør ting, der spilder tid, men som ikke har nogen værdi.

Sorter strømme af informationsstøj (Twitter, Facebook, e-mail, SMS, instant messengers osv.) afhængigt af værdien. Hvis noget sikkert kan kasseres, så gør det.

Slip af med unødvendig psykisk stress

Forestil dig at abonnere på Netflix, glad for at kunne se anden sæson af House of Cards, når du vil. For eksempel i aften, efter at have lagt børnene i seng.

Sandheden er, at da du tilmeldte dig, opgav du proaktiv adfærd. Du bestemmer ikke længere, hvad og hvornår du skal gøre. Push og diverse abonnementer udsætter dig for ydre omstændigheder og tvinger dig til at udføre opgaver udefra. Er der en ny episode? Du skal se - forsvind ikke det samme abonnement!

Alt dette lægger pres på psyken. Du bærer en unødvendig mental byrde, der tilstopper dit sind og forstyrrer produktiviteten.

Lad fredagen tænke

Når du tænker på de kommende ting, så stil dig selv spørgsmålet: Hvilke tre ting kan jeg gøre i dag, hvilke i denne uge og hvilke i år? Dette er den såkaldte regel om tre. Hanselman fik det fra sin kollega Microsoft-programleder Jay Dee Meier.

Skriv tre opgaver for i dag, for ugen og for året.

På mandag, i begyndelsen af en ny uge, vil du have en klar idé om de kommende dage. På fredag bør du stoppe op, se tilbage på den seneste arbejdsuge og tænke. Spørg dig selv: "Var det en vellykket uge? Kunne jeg have gjort noget anderledes? Hvad kan jeg ændre?" Det er vigtigt at afslutte hver dag uden at føle skyld over spildtid.

Prøv Pomodoro-teknikken

Denne tidsstyringsteknik blev foreslået af Francesco Cirillo i slutningen af 1980'erne. Pointen er at fokusere på opgaven i 25 minutter og derefter holde en kort pause.

Hanselman anbefaler denne teknik. Samtidig råder han til at spore alle de distraktioner, der er opstået for dig på 25 minutter. Marker i din notesbog, når du tænker på en outsider (intern distraktion) eller nogen, såsom en kollega, distraheret dig (ydre faktorer).

Først vil du have omkring seks distraktioner, derefter en, og så forsvinder de. Som et resultat vil du måle din produktivitet ved antallet af "tomater" udført pr. dag.

Indse, at det at have travlt er en form for dovenskab

Timothy Ferriss

At have travlt er en form for dovenskab, doven tænkning og promiskuøse handlinger.

Travlt, produktivt. Nogle vanvittigt travle mennesker vil blive overrasket, men at være kreativ og skabe noget er det modsatte af bare at hænge ud.

Hanselman giver følgende eksempel: en person "tweets" aktivt - ser ud til at have meget travlt, og forsvinder derefter i en måned, når et virkelig betydningsfuldt projekt dukker op. Når man har travlt, er der simpelthen ikke tid til Twitter og andet pjat.

Tag det for givet: multitasking er en myte

Ifølge Hanselman er det optimale antal opgaver ad gangen én. Hvis du tror, du kan klare mange opgaver på samme tid, tager du fejl.

- det er bare at skifte mellem opgaver, der kræver en ændring af sammenhænge. Lad os forklare med et eksempel. Har du nogensinde haft dette: du arbejder på noget, og pludselig ringer telefonen? Du er vred. Det er din far, men du er stadig sur, for han ringer til dig på arbejde klokken tre om eftermiddagen, når du er fuldt fokuseret. Du tager telefonen og siger noget i stil med "Undskyld, men jeg arbejder her…" Så er du trist i yderligere 10-15 minutter. Så skal du skifte tilbage til arbejdet: "Så hvad tænkte jeg der?"

Kontekstskift virker ikke. Der er dog acceptabel multitasking. Ting du kan gøre på samme tid:

1. Gå og tyg tyggegummi.
2. Træn og lyt til podcasts.
3. Kør og lyt til telefonsvarer.
4. Kør på arbejde og læs (i offentlig transport).
5. Kør på arbejde og tænk.
6. Udnyt nedetiden godt.

Slip af med mental støj

Christopher Hawkins

Hvis noget ikke hjælper mig med at tjene penge, ikke forbedrer mit liv på en eller anden måde, er det en mental støj, der skal fjernes.

Hanselman råder dig til at ændre den første del af dette citat af Christopher Hawkins."Hvis det ikke hjælper mig med at udvide min forretning (afbetale mit realkreditlån, tilbringe tid med min familie - erstatte det, der er dit hovedmål), er det mental støj."

For Scott er denne prioritet familie: "Alt, hvad jeg gør, hver beslutning, jeg træffer, er for hurtigt at vende hjem til børnene."

Lektier

Hanselmans tale slutter med følgende hjemmearbejde:

1. Sorter dine strømme af information.
2. Planlæg arbejdsspurter.
3. Eliminer distraktioner.
4. Overvej: arbejder du med din livsindbakke, er du effektiv eller produktiv?
5. Overvej din personlige værktøjsliste.

Bemærk, at Hanselman ikke sagde et ord om Evernote eller andre systemer. "Du kan bruge mere tid på at læse produktivitetsbøger og bygge et system, selvom du måske bare har brug for en huskeliste." Måske skal du bare forstå forskellen på, hvornår du har "travlt", og hvornår du udfører det ønskede arbejde.