Sådan skriver du om tal og fakta: et uddrag fra "Klart, forståeligt" - en ny bog af Maxim Ilyakhov

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

Sammenligning, scenarier og afrunding hjælper med at præsentere information enkelt og klart.

Alpina Publisher udgiver en ny bog af Maxim Ilyakhov, redaktør og medforfatter til bestselleren Write, Reduce. Lifehacker udgiver et uddrag om præsentationen af tal og fakta.

I "Skriv, klip" er det klart: prøv at sætte fakta i stedet for evalueringer. Dette er et godt grundlæggende råd – i stedet for at påtvinge læseren din mening, er det bedre at skabe et miljø, hvor læseren kan danne sit eget. Klassiske eksempler:

Men der er et problem: De rene fakta virker i et begrænset antal tilfælde. Hvis vi blot mekanisk erstatter estimater med fakta, forstår læseren os måske ikke.

For at en tekst med fakta skal være klar, skal læseren forstå, hvordan man fortolker fakta eller sammenligner den med. Læseren skal have et omdrejningspunkt for på en eller anden måde at relatere kendsgerningen til hans idé om verden. Der er to tricks, der er nyttige her: sammenligning og scripting.

Sammenligning

Der er fakta og tal, som vi møder hver dag, så vi forstår uden problemer – vi har noget at sammenligne med. For eksempel er meter firs en høj person. Alle ved dette, for i vores liv talte vi om det: "Han er en meter firs! Sund og rask!"

Og der er fakta, der ikke gælder for vores dagligdag eller arbejde. For eksempel, hvis jeg fortæller dig, at et kamera har en følsomhed på 128.000, så vil det for de fleste mennesker være meningsløse tusinder. Dette er et faktum, men det gør det ikke klarere.

Når det kommer til sådanne fakta, kan du direkte give læseren noget at sammenligne med: "Den maksimale følsomhed på 128.000 er 10 gange mere følsom end den forrige generations model."

Nogle gange tager det lang tid at introducere læseren for situationen, så han lærer at sammenligne de nødvendige tal. Her er et eksempel fra firmalivet. Forestil dig, at du arbejder i uddannelsesafdelingen i en stor virksomhed - f.eks. en producent af husholdningskemikalier. Uddannelsesafdelingen er ansvarlig for at sikre, at medarbejderne ved, hvordan de skal arbejde: de kender produkterne, kommunikerer korrekt med kunderne og overtræder ikke sikkerhedspraksis.

Du har en årlig resultatrapport for hele virksomheden. Du taler:

Det seneste år har vi lanceret 20 nye kurser.

Imponerende? Ingen? Men det er ikke klart, for vi ved ikke, hvor meget det er - 20 kurser. Hvis dine kolleger fra andre afdelinger ikke fulgte uddannelsens skæbne, fortæller disse 20 kurser dem heller ikke noget. Er det meget eller lidt? God eller dårlig?

Det virker som et faktum, men ikke et faktum …

For at gøre det tydeligere skal du give læseren fodfæste: hvad sammenligner disse 20 kurser med?

For et år siden kunne vores medarbejdere kun uddannes inden for tre områder. Et kursus var på vores produkter. De to andre er arbejdsmiljø. Det betyder, at hvis man skulle lære noget på arbejdet, så skulle man selv lære ved at spørge kollegaer eller rode rundt på hjemmesiden.

I løbet af året har vi revideret alle de gamle kurser og lanceret 20 nye. Nu kan du lære enhver færdighed til jobbet, fra det grundlæggende

kemi til fremmedsprog. Dette er mere end nogen anden virksomhed i vores branche. Og det er gratis for vores medarbejdere.

Sammenligning er især vigtigt i medierne, når forfattere skriver om store tal. Så snart det drejer sig om hundreder af millioner, milliarder og billioner af rubler, bliver det svært for læseren at forstå disse værdier. For ham, de 10 milliarder, de 10 billioner - bare abstrakte enorme penge. Disse værdier skal sammenlignes med noget. Her er et eksempel fra en Tinkoff-artikel om pensioner:

I 2017 tjente Rusland 5,8 billioner rubler på olie og gas. Er det meget eller lidt? Sådan ser du…

Du kan sammenligne dette beløb med summen af alle betalinger til pensioner, ydelser og andre sociale anliggender fra Pensionsfonden i Rusland. Pensionsfonden i Rusland betalte 8, 2 billioner rubler det år - 1, 4 gange mere, end vi tjente på olie.

Men vi betaler pensioner fra fonden, som vi selv indbetaler til. I 2017 samlede vi 4,5 billioner rubler i fonden, det vil sige næsten halvdelen af, hvad der faktisk er nødvendigt for at betale pensioner. De resterende 3, 7 billioner tager vi fra "oliebudgettet".

Til sammenligning koster den dyreste yacht i verden ifølge 2017 0,3 billioner rubler. Og et ultradyrt ur til 36 millioner er 0.000.036 billioner rubler. Hvor mange timer og lystbåde skal du trække fra og dele op, så alle har nok til pension?

Scripts

I reklamer er fakta i sig selv ikke så vigtige. Meget vigtigere er, hvad køberen kan gøre med disse fakta. På en anden måde, hvad er brugen af dem. Dette er scenariet: svaret på spørgsmålet "Hvordan vil læseren bruge dette?"

Husk vores kamera: Så hvad nu hvis det har en følsomhed på 128.000? Så hvad hvis dette er 10 gange mere end tidligere modeller? Hvad er der med denne klient?

Ved ISO 128.000 vil kameraet producere skarpe, detaljerede billeder selv om natten, under gadelys og levende lys. I denne tilstand er det praktisk at optage natlandskaber, sammenkomster ved bålet og familieferier ved levende lys. Velegnet til at optage klubkoncerter og skyde fyrværkeri.

Scripts er nemme at indtaste ved at bruge kunder som aktører: hvad kan vores kunder gøre med vores styrker? Hvordan opfører de sig? Hvordan og hvornår kontakter de os? Her er eksempler på scenarier fra forskellige områder:

• Hotellets restaurant er åben 24/7, så vores gæster kan bestille lækker varm mad selv midt om natten efter en trættende flyvetur.
• Renseri er åbent fra 08.00 til 23.00: vores kunder medbringer ting om morgenen før arbejde og henter dem næste dag efter arbejde.
• Levering af udstyr i Moskva om to timer: hvis du under optagelserne har brug for yderligere linser eller lamper, ring til os, og vi sender straks en kurer.
• Skærm med en opløsning på 6K: det er behageligt at håndtere foto- og videobehandling, redigering eller design på denne.
• To uafhængige mikrofonsystemer hjælper med at undertrykke baggrundsstøj op til 45 dB: Du kan komfortabelt sove på flyet eller lytte til musik i toget uden at blive distraheret af baggrundsstøj.
• Den bimetalliske krone er velegnet til skæring på metal, fliser, gipsplader, træ og beton.

Er det virkelig nødvendigt at tygge hver kendsgerning sådan? Selvfølgelig ikke. Dette skal ske under to forhold: Vi ønsker, at disse fakta "lyser op" billeder i læserens hoved; i sig selv "antænder" disse fakta ikke noget.

Forestil dig, at vi arbejder i en virksomhed, der forbinder folk til internettet i Krasnodar (sådanne virksomheder kaldes internetudbydere). Vi installerede nyt udstyr, og nu kan vi give folk internethastighed ikke 400 megabit, men to en halv gange mere - 1 gigabit. For os er dette et teknologisk gennembrud, vi er de første i byen med sådan en fart.

Vi kan lave en annonce med følgende tekst:

Det hurtigste internet i Krasnodar: ærlig gigabit direkte til din lejlighed.

Denne annonce vil give genlyd hos to kategorier af mennesker: IT-folk og folk, der forsøger at vælge den dyreste for sig selv. Vi vil placere annoncer i magasinet "Luksuriøse Krasnodar" og i fora for Krasnodar IT-specialister. Så de rigtige mennesker vil have de rigtige billeder i hovedet.

For resten af folket vil denne annonce forårsage forvirring: "Hvorfor har jeg brug for det endnu hurtigere? Alt er ret hurtigt for mig allerede." For dem skal du komme med et scenarie, hvor de virkelig har brug for gigabits. Noget som dette:

Mor ser serien i 4K. Barnet streamer i 4K. Far ser sport i 4K. Katten er Skype i 4K. Intet bremser. Sådan fungerer ærlig gigabit fra K-Telecom.

Dette kan udtrykkes i tekst, filmet video, tegne et diagram. Det vigtigste er at formidle scenariet til folk, hvornår en sådan forbindelseshastighed vil være nyttig for dem.

Afrunding for klarhed

Nogle gange skal du arbejde med tal som 32, 5%, 26, 9%, 14 minutter, 28 minutter, 248.010 rubler og lignende. Problemet er, at sådanne tal er svære at tyde. Læseren skal se tallet, opdele det i cifre, læse det, sammenligne det med noget – og først derefter vil han måske forstå det.

Hvis dette ikke er et regnskab, men blot en artikel for at forstå situationen, er det nyttigt at afrunde sådanne tal til nærmeste klare betegnelse:

32, 5%; 34%	tredje, hver tredje, en ud af tre
24, 9%; 26, 1%	kvartal, hver fjerde, hver fjerde
18%; 22%	femte del, hver femte
14 minutter; 17 minutter	et kvarter
28 minutter; 32 minutter	en halv time
56 minutter	time
248 420	en kvart million
510 801	en halv million
1 495 430	halvanden million
985 784 090	milliard

Her afrunder vi tallet til nærmeste verbalbetegnelse: hver femte, kvart, tredje, halve, tre fjerdedel og lignende. Vi ofrer matematisk præcision, men vi vinder i klarhed: "milliard" er meget lettere at huske end "985-noget-million".

Hvor meget det er tilladt at runde af er et diskutabelt spørgsmål og afhænger af læserens opgave. I et populært finansmagasin kan jeg for eksempel runde af sådan her:

Det var. Selskabets andel på den dag blev solgt for $ 109,79, og den samlede kapitalisering nåede en rekord på $ 10.019.818.681.

Det er blevet. Selskabets aktie blev solgt for næsten 110 dollars den dag, og den samlede kapitalisering nåede op på rekordhøje 10 billioner. Det er mere end aktierne for alle andre virksomheder i branchen tilsammen.

Men hvis bladet er beregnet til specialister, hvor folk tjekker citaterne og læser analyser, ville jeg ikke længere sprede tal.

Eller jeg skriver en historie om en tur til Milano om en vigtig sag. Det skete så, at jeg registrerede alle rejsens begivenheder til det nærmeste minut, så jeg har følgende linjer i mine noter:

Tog fra lufthavnen til Centrale station: 1 time 09 minutter. Vente i kø for en taxa: 11 minutter. Vejen til sådan-og-sådan plads: 8 minutter.

I teksten vil jeg ikke bombardere læseren med disse fakta. Jeg vil skrive på en meget enklere måde:

Du kan komme fra lufthavnen til Milanos togstation på en time med tog. Det går med flere stop, bilerne er ikke de reneste, og kontingentet er anderledes, så hold øje med tingene.

Når du ankommer til stationen, skal du gå ud på pladsen og følge skiltene til taxaen - der skal du vente ti minutter i kø, men du sætter dig ind i en officiel, ren og sikker bil. Det tog mig halvanden time at komme fra lufthavnen til sådan og sådan plads.

Ikke den mest interessante historie, men forståelig takket være afrundingen. En time, en halv time, ti minutter, halvanden time – det er nemt for os at arbejde med disse værdier.

Gør det nemt for læseren.

Bogen er dedikeret til kommunikation – kunsten at formidle dine tanker og ideer til publikum. Maxim Ilyakhov fortæller, hvordan man tuner læseren til opfattelsen af information og gør en kedelig tekst til en spændende, hvordan man bruger eksempler, analogier og metaforer samt diagrammer og illustrationer. "Tydeligt, forståeligt" vil være meget nyttigt for alle, der skriver breve og laver præsentationer, sælger og uddanner.