Hvorfor fejler GTD-systemer ofte?

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

© foto

Hvis du bruger det, du synes er det bedste GTD-system, men ikke ser resultaterne, er det usandsynligt, at problemet ligger i systemet, men snarere problemet med troen på, at en perfekt struktureret to-do-liste vil give dig mulighed for at gøre det. 10 gange mere arbejde end dine kolleger. Ingen metode til at øge produktiviteten er effektiv for dig, før du begynder at tænke realistisk. Vi vil tale om dette i artiklen.

Det er umuligt at gøre "alt" på én dag

Hver dag har du en masse ting, som du absolut skal gøre i dag. Du ser ud til at forstå, at det er umuligt at gøre alt på én gang, men ikke desto mindre forsøger du med misundelsesværdig vedholdenhed at bevise det modsatte, hvilket i sidste ende fører til følelsen af, at du har snurret som et egern i et hjul hele dagen, men du har ikke haft tid til at lave noget. Det er nemt at undgå denne følelse – du skal prioritere. Beslut dig for, hvad der virkelig skal gøres i dag, og hvad der godt kan vente til i morgen. Efter at have gennemført en lille liste over opgaver på en dag, vil du mærke fremskridt, hvilket betyder, at du næste dag vil gå i gang med en stor entusiasme.

Du har sikkert allerede tænkt over, at det faktisk er svært at prioritere. Det er ikke altid muligt at forstå, hvilken virksomhed der er vigtigst i dag. I sin videoblog giver den berømte blogger Ze Frank dette råd: skriv en liste over alle de ting, der skal udfyldes, og begynd så at læse listen fra slutningen, lyt til dine indre følelser. Hvis du forstår, at dette punkt er virkelig vigtigt, så lad det være; hvis der er selv den mindste tvivl, så streg det nådesløst ud. Start de resterende opgaver fra den første på listen.

Husk at der er 24 timer i døgnet, du er begrænset af dette tidspunkt. Når du har planlagt for meget, vil du om aftenen blive skuffet over, at du igen ikke havde tid. Tværtimod er det bedre at sætte dig et mål, der er for simpelt, som du helt sikkert vil klare. Og så lav noget ekstra arbejde. I slutningen af dagen vil du føle dig som en vinder, fordi du ud over de nødvendige ting nåede at lave noget andet.

Glem multitasking og fokuser på én ting

Det er meget svært for en person at multitaske, men ikke desto mindre kan mange mennesker godt lide at gøre det, fordi de på denne måde føler sig mere aktive og produktive. Hvert femte minut kan vi afbryde noget aktivitet for at svare via telefon eller e-mail. Multitasking distraherer i høj grad vores opmærksomhed, og her er grunden: hver gang, når du skifter din opmærksomhed fra en opgave til en anden, vil du derefter smertefuldt vende tilbage til den første og huske, hvor du slap.

I en ideel verden kunne vi helt opgive multitasking, men i den virkelige verden opstår der stadig situationer, hvor det er umuligt at undgå det. I dette tilfælde er det værd at indgå et kompromis ved at bruge for eksempel teknikken til "tomatplanlægning", når du udelukkende fokuserer på en opgave i 25 minutter, og ikke lader dig distrahere.

Arbejd på én opgave, og efter 25 minutter skal du revidere listen og vælge den næste, der i øjeblikket kræver din øjeblikkelige opmærksomhed. Dette giver dig mulighed for at multitaske, men forblive fokuseret på den aktuelle opgave.

Vælg og anvend produktivitetstip med omtanke

Der er skrevet mange artikler om emnet produktivitet og effektivitet, nye teknikker og hacks dukker uendeligt op, men ingen af disse vil hjælpe dig, medmindre du løser problemerne beskrevet ovenfor. Og selv efter at have løst dem, skal du lære at anvende GTD-systemet korrekt og på plads.

Som allerede nævnt i et af vores indlæg, hvis det du gør er vigtigt for dig, behøver du ikke systemer, lister og påmindelser. Det vil ikke være svært for dig at huske på, hvad du skal gøre. Hvis problemet, du løser, er globalt, så vil du sandsynligvis dele det op i dele ved at skrive en huskeliste, men gør det uden at tænke: "Åh, jeg bruger GTD!" Så hvad er GTD-systemer og andre produktivitetstip til? For at gøre rutinemæssige og kedelige ting til tiden: betale regninger, foretage opkald, rapportere. Det er det, du af hele din sjæl drømmer om at udskyde til "i morgen", som aldrig kommer.

Ethvert produktivitetssystem bør dog ikke anvendes blindt, du skal først tænke over, hvordan du selv kan "skærpe" det for at få mest muligt ud af det. GTD-systemer er ikke en tryllestav, der skal anvendes ved streng overholdelse af instruktioner, de er et værktøj, der skal finjusteres ved at lære om dig selv og den måde, du arbejder på, for at få dig til at føle dig tilfreds sidst på dagen.