Sådan er du den mest produktive medarbejder på kontoret og stadig går hjem klokken 17.30

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

Nogle gange virker to-do-listen for os uendelig. Bare ved at se på det, føler vi os allerede udmattede af hårdt arbejde. Vi plages alle af spørgsmålet om, hvordan man kan være produktiv, have tid til at klare alle arbejdsopgaver, men samtidig ikke bruge dage og nætter på arbejdet. I denne artikel vil vi forsøge at besvare det.

Dette er Cal Newport. Og han kan kaldes virkelig produktiv, da han:

• en professor ved universitetet, som tilbringer der på fuld tid og, udover par, arrangerer forskellige aktiviteter for studerende;
• skriver seks (eller endda flere) artikler om året til videnskabelige tidsskrifter;
• forfatter til fire fremragende bøger og arbejder i øjeblikket på en femte;
• omsorgsfuld mand og far;
• vedligeholder en blog om produktivitet og effektivitet, som løbende opdateres med nye indlæg.

På trods af alt ovenstående afslutter han arbejdet klokken 17.30 og laver sjældent forretninger i weekenden.

Nej, han er ikke en superhelt og har ikke et hold på 15 hjælpere. Lad os holde op med at være jaloux på sådan organisering og effektivitet et øjeblik og tænke på, hvordan Cal formår at gøre alt.

Nedenfor finder du tips, der hjælper dig med at lære, hvordan du effektivt administrerer din tid, holder op med at være doven, bare begynd at gøre mere og forlader kontoret hjemmefra kl. 17.30. Så lad os begynde.

1. To-do-lister er onde. Planlæg selv

To-do-lister er ubrugelige i sig selv. De er blot dit første skridt. Du skal lave en klar tidsplan for dig selv. Hvorfor? Dette vil hjælpe dig med at planlægge, hvad du faktisk kan gøre. Dette giver dig mulighed for at fuldføre en specifik opgave, præcis når du kan udføre den mest effektivt, og ikke kun fordi den er nummer fire på listen.

Så længe du ikke har en bestemt dato og tid på din liste for hver opgave, er du bare ønsketænkning.

Cal Newport

Planlægning tilskynder dig til at konfrontere virkeligheden. Du har en begrænset mængde tid og et bestemt antal opgaver. Men du kan ikke bestemme præcis, hvor lang tid hver opgave vil tage for dig. Når du tager et kig på hele arbejdsomfanget, vil du være i stand til at bruge hver arbejdstime produktivt, presse mere ud af det og arbejde hvor og hvornår og hvor det er mere bekvemt for dig.

Eksperter er enige om, at hvis du ikke beregner den nøjagtige tid, det vil tage at udføre opgaver, så dømmer du dig selv til at mislykkes på forhånd.

Sikkert mange af jer tror nu, at de fleste opgaver dukker op pludseligt og ikke kan forudses og planlægges. Ja, selvfølgelig er sådanne pludselige opgaver meget svære at inkludere i din tidsplan. Men hertil behøver du ikke være syv spænd i panden. Alt kan ændre sig til enhver tid. Alligevel skal du have en plan, ellers spilder du din egen tid.

Vil du stoppe med at udsætte? Tidsplanen vil hjælpe dig.

Cal Newport

Erkendelsen af, at du har et klart planlagt arbejdsområde, reducerer allerede lysten til at udsætte med at gøre tingene. Du tænker ikke over, om du skal arbejde nu – beslutningen er allerede taget.

Lyder det alt for velordnet og ikke for sjovt for dig? Tænk forkert.

Forskning viser, at det er en god idé at planlægge ikke kun arbejdstid, men også fritid. Så du vil forbedre kvaliteten af dit liv: levestandarden for mennesker, der tydeligvis planlægger selv deres fritid, er meget højere end for dem, der ikke gør det.

Okay, vi dumpede to-do-listen og sammensatte en bestemt tidsplan. Lad os nu lære at prioritere, for du kan ikke arbejde 24 timer om ugen, vel?

2. Antag, at du skal hjem klokken 17.30, og planlæg derefter, hvad du skal gøre inden det tidspunkt

Arbejdet vil tage al den tid, du giver det. Giv hende 24 timer, syv dage om ugen, og vær sikker på, jobbet vil forbruge alle disse 168 timer.

Du er nødt til at sætte grænser, hvis du vil skabe balance mellem arbejde og privatliv. Tidsbegrænsninger vil bidrage til din effektivitet.

Sæt en deadline for dig selv: du går fra arbejde kl. 17.30. Og planlæg så mængden af opgaver, som du kan mestre på dette tidspunkt.

Cal kalder denne præstation for stram tidsplan.

Du kan også gå den anden vej: Skab dig den ideelle arbejdsplan for en bums, og gør så det stik modsatte. Arbejd hårdt og hårdt uden at have ondt af dig selv. Tro mig, når du arbejder hårdt, vil smarte og nyttige løsninger finde dig på egen hånd.

Men glem ikke, at du skal beskytte dig selv mod overarbejde. Du skal føle, at du har kontrol over din tidsplan. Jo mere du føler dig i kontrol over situationen, jo mindre stress oplever du.

Okay, du forestiller dig den perfekte dag for en bums og gør det modsatte. Dette vil hjælpe dig til effektivt at håndtere dine nuværende opgaver. Hvad med langsigtede projekter?

3. Lav en plan for den aktuelle uge

Jeg tror, du vil være enig i, at kortsigtede planer ikke er seje længere. Hvis du kun tænker på i dag, vil du aldrig være foran.

Vil du skrive bøger, være involveret i forskellige aktiviteter, researche og være en god forælder på samme tid? Du har brug for en specifik plan for ugen.

Cal Newport

Folk kan ikke lide at se på langsigtede planer, men de glemmer, hvor meget de kan give dem. Jeg ved, hvad jeg laver hver time, dag, uge, måned i mit liv. Synes du det er svært? Nemmere end du tror. Det tager en time mandag morgen. Kun.

Mandag morgen laver jeg en plan for ugen. Jeg gennemgår min mail, tænker over de opgaver, jeg skal have løst, tjekker min kalender og tænker over, hvordan jeg planlægger min tid på denne måde. Når jeg har en plan, e-mailer jeg den til mig selv, nu vil jeg altid se den i min indbakke. Her kan jeg observere det hver dag, og jeg kan også altid vende tilbage til det mange gange om dagen, hvis jeg pludselig glemmer mine prioriteringer.

Og Cal har ret. Du bruger din tid mere effektivt, når du følger en plan.

Måske tænker du, at det er nok bare at tænke alle ugens kommende opgaver igennem i dit hoved, men det er ikke nødvendigt at skrive dem ned. Nej, sådan er det ikke.

Hvis du skriver en plan for anliggender, så er det mere sandsynligt, at du vil holde dig til den: du vil have noget håndgribeligt, ikke ideelt, det vil minde dig om dine prioriteter.

Så du har nu en klar tidsplan og en ugeplan. Men du føler, at der mangler noget andet. Og du tænker rigtigt.

4. Lav færre opgaver, men gør det med passion

Du tænker sikkert noget i stil med: "Jeg har bare for meget at lave. Jeg vil aldrig være i stand til at klare dem i den tildelte periode."

Og Cal indrømmer, at du måske har ret. Men du skal ikke give op eller arbejde i panik før kl. 22.00.

Du burde have mindre at lave, end du har nu. Husk, at ikke alle dine anliggender er så vigtige, som de måske ser ud til. Du siger ja oftere, end du burde. Spørg dig selv: "Hvad er virkelig værdifuldt for mig i livet?" Og så afskære så meget unødvendigt som muligt.

Cal Newport

Vi bliver altid værdsat for det, vi er bedst til. Så hvis du vil have succes, skal du ikke blive overvældet, lad dig udføre færre opgaver, men du vil have mulighed for at udføre dem bedre. Folk siger ja for ofte. Jeg siger nej til mange og mange. Jeg undgår ubarmhjertigt opgaver, der afslapper mig, hvis jeg føler, at de ikke rigtig betyder noget for mig.

Du føler, at du slet ikke har tid, men John Robinson, en tidsstyringsspecialist, er uenig med dig og mener, at vi i dag kan have meget mere fritid end nogensinde før.

Han insisterer på, at moderne mennesker ikke arbejder hårdere end deres forgængere (selvom de fleste af os mener noget andet). Forskning viser, at i løbet af de sidste 40 år har folk brugt meget mindre tid på at udføre arbejdsopgaver og er meget mere tilbøjelige til at engagere sig i uproduktive distraktioner. Alle har ifølge John tid til at hvile sig.

Hvad er konklusionen heraf? Du føler, at du ikke har tid, fordi det bliver revet fra hinanden i irriterende små opgaver, der dræner dit liv og dig.

Så gør mindre. Men gør det "mindre" med passion og spænding.

Dine planer er strukturerede, og de passer perfekt ind i din tidsplan. Men et spørgsmål er stadig åbent: Hvilke opgaver skal du udføre?

5. Vær mindre opmærksom på små opgaver – fokuser på det, der er af højere prioritet

På arbejdet laver vi forskellige ting. Små ting som parsing af e-mail, aktuelle og, hvis du tænker dig om, ikke altid nødvendige møder og aflytning af den næste kontorsladder kræver ikke nogen særlig mental indsats fra os. Du bruger ikke dine talenter her. Hvis du er engageret i en vigtig forretning, så kræver det aktivering af alle dine evner og færdigheder. Dette fører til kvalitetsresultater.

Hvad er problemet med små opgaver? Vi drukner i "lavt vand".

Folk, der ofte arbejder weekender og nætter, føler, at de gør meget mindre end dem, der siger farvel til arbejdet klokken fem om aftenen. Det skyldes, at de arbejder meget, men betydningen af de opgaver, de udfører, er ikke stor.

Det er usandsynligt, at nogen blev administrerende direktør, bare fordi de besvarede alle e-mails eller deltog i et unødvendigt mindre møde. Ja, omhyggelig udførelse af selv små opgaver vil redde dig fra at blive fyret, men du vil kun være i stand til at udvikle dig, når store opgaver bliver din hovedprioritet.

Hav tid til udelukkende at afsætte til prioriterede opgaver. Hvordan starter man denne vanskelige virksomhed?

Det vigtigste er at stoppe med at tjekke din e-mail først om morgenen.

Tim Ferris Bestseller forfatter til How to Work 4 Hours a Week

Prøv ikke at tjekke din e-mail i de første to timer efter du er vågnet. Det er endda svært for nogle mennesker at forestille sig dette, de vil helt sikkert have spørgsmål som: "Hvordan kan jeg gøre dette? Jeg skal helt klart tjekke min mail, ellers kan jeg ikke komme på arbejde." Du vil blive overrasket over at vide, at det i de fleste tilfælde slet ikke er tilfældet.

Ja, måske du virkelig skulle gå ind i din e-mail og indsamle oplysninger, der giver dig mulighed for at fuldføre opgaven 100%. Men du kan først fuldføre det med 80 eller 90 %, og først derefter krybe ind i dine breve for at få yderligere oplysninger. Så du vil spare dig selv om morgenen fra unødvendige og uvedkommende informationer, som din opmærksomhed helt sikkert vil skifte til, og du vil være i stand til udelukkende at hellige dig til arbejdet.

Så hvordan binder vi alt ovenstående sammen? Mærkeligt nok, bare for at opsummere.

Cal gav os fem gode råd:

1. To-do-lister er onde. Lav en tidsplan for dig selv.
2. Antag, at du skal hjem klokken 17.30, og planlæg derefter, hvad du skal gøre inden det tidspunkt.
3. Lav en plan for den aktuelle uge.
4. Lav færre opgaver, men gør det med passion.
5. Vær mindre opmærksom på små opgaver – fokuser på højere prioritet.

Nu lyder ordene "skema" og "planer" kolde for dig, og du forstår ikke de specifikke fordele, de vil give dig. Men når først du gør dem til en del af dit liv, indser du, at du har fritid til familie og venner. Derudover vil du gøre ting, du kan være stolt af.

Cal Newport

Intellektuelt arbejde er faktisk mesterligt arbejde. Men det er ikke så svært, som det ser ud til: du laver ikke træskærerarbejde, men arbejder med information. Du udvikler ideer. Man skal skille hveden fra avnerne og nogle gange skabe ideer ud fra råvaren. Hvis du begynder at se på denne proces fra en mesters perspektiv, vil du blive gladere, mere tilfreds med dit arbejde og selvfølgelig mere succesfuld i dit professionelle liv.

Vælg, hvem du vil være: en tilbagetrukket kontor eller en succesfuld skaber?