20 effektive tidsstyringsteknikker

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

Organiser dit liv, så du ikke spilder et minut.

1. Regel 1-3-5

Dine arbejdstimer i løbet af dagen er begrænsede, og 1-3-5-reglen giver dig mulighed for at bruge det mest fornuftigt. Dens essens er som følger: på en dag kan du kun udføre en stor opgave, tre mellemstore og fem små. Der er ni sager i alt, hverken flere eller mindre. Reglen vil hjælpe til gradvist at rydde murbrokkerne op, være i tide og ikke overanstrenge.

2. Reglen om tre

For dem, der er ude af trit med tal eller ikke kan gøre ni ting om dagen, kom Chris Bailey, forfatter til My Productive Year, op med reglen om tre. Den siger, at det at gøre de tre vigtigste ting hver dag er nok til at være produktiv.

I stedet for at sprede din energi og opmærksomhed over et par dusin punkter på en tjekliste, skal du blot vælge de tre vigtigste opgaver for dagen og fokusere på dem. Vælg tre mere næste dag, og så videre. Dette vil holde dig fokuseret. Den samme regel kan anvendes til at sætte mål for ugen, måneden eller året.

3. Metode 10 minutter

Har du en opgave, du ikke vil starte på? Sig til dig selv: "Jeg vil kun gøre dette i 10 minutter, og så vil jeg hvile mig." Mest sandsynligt vil du i løbet af denne tid blive trukket på arbejde og ikke længere være i stand til at stoppe.

4. Pomodoro

Dette system blev opfundet af Francesco Cirillo for at gøre det lettere for sig selv at forberede sig til eksamen. Det hjælper med at fokusere mennesker, der let bliver distraheret. Det er også en god måde at kontrollere, hvor meget tid du bruger på et bestemt job.

Sådan virker Pomodoro: Du tager en timer og indstiller den til 25 minutter. Derefter skal du fokusere på dit arbejde. Når de 25 minutter er gået, hviler du i 5 minutter og gør så det hele igen. Efter fire cyklusser vil du have en stor pause i en halv time.

5. Metode 90/30

90/30-metoden bruges af forfatter og blogger Tony Schwartz, Buffer-medstifter Leo Widrich, litteraturkritiker Benjamin Che Kai Wai og iværksætter Thomas Oppong.

Dens essens er som følger: du arbejder hårdt i 90 minutter, hviler derefter i en halv time og gentager derefter cyklussen. I dette tilfælde afsætter du de første 90 minutter til den vigtigste opgave, du skal udføre i løbet af dagen, og de næste afsnit afsætter du til mindre vigtige ting.

Ifølge forskning fra The Enchanted World of Sleep af Yale-specialist Peretz Lafee er 90 minutter det optimale tidspunkt for en person til effektivt at fokusere på én opgave. Og en halv time er nok til fuldstændig hvile, hvilket bekræftes af undersøgelsen af Sleep and Wakefulness af neurofysiolog Nathan Kleitman.

6. Metode 52/17

Dette er en privat version af den tidligere metode. Det er ikke anderledes, undtagen i tal: du arbejder 52 minutter og hviler derefter i 17 minutter. Ifølge eksperimentet The Rule of 52 and 17: It’s Random, But it Ups Your Productivity, udført af The Muse arbejdsformidling ved hjælp af DeskTime-appen, hjælper disse tidsperioder dig med at forblive produktiv og undgå overarbejde. Brug derfor 52/17-metoden, hvis du føler, at du ikke orker at arbejde 90 minutter i træk.

7. At spise frøer

Metoden blev opfundet af Eat That Frog: Brian Tracy Explains The Truth About Frogs motivationstaler og selvhjælpsforfatter Brian Tracy. Han kalder "frøer" for ubehagelige og svære opgaver, som du skal klare på trods af din modvilje. Gør én ting lige fra starten af dagen - spis frøen. Og så bliver det nemmere for dig: du smider denne sten fra din sjæl og sikrer dig et godt humør hele dagen.

8. Tidsblokke

En ubehagelig ting ved to-do-lister er, at de ikke giver dig en idé om, hvor lang tid en opgave tager. "Køb brød" og "Afslut rapport" fylder én linje på listen, men disse opgaver er uforlignelige i kompleksitet og vigtighed.

En kalender er meget bedre end en huskeliste: den giver dig mulighed for visuelt at styre tiden. Du ser en stor blok og indser, at opgaven ikke er let. Prøv derfor teknikken med "tidsblokke": Sæt dem på kalenderen og tildel tid til hver i henhold til opgavens kompleksitet. Og mens du udfører denne eller hin opgave, skal du ikke blive distraheret af andre.

9. GTD

GTD (Getting Things Done) er et produktivitetssystem opfundet af business coach David Allen. Dens hovedprincipper er som følger:

1. Skriv alle dine gerninger og ideer ned ét sted, den såkaldte Indbakke.
2. Sorter dit indbakkeindhold med jævne mellemrum ved at prioritere og timing af opgaver. Placer noter i mapper efter deres indhold - "Arbejd", "Hjem", "Indkøb" og så videre.
3. Gennemfør revisioner - smid unødvendige notater væk, streg afsluttede sager over, flyt materialer, der har mistet deres relevans til arkivet.
4. Når alt er planlagt, fortsæt med udførelse. Opgaver, der kan løses på et par minutter, løses med det samme. Andre kan uddelegeres eller placeres i en kalender.

Du kan finde ud af alle forviklingerne ved GTD i vores guide.

10. ZTD

Leo Babauta, forfatter til produktivitetsbloggen Zenhabits, mener, at David Allens GTD-system er meget komplekst og kræver for meget indsats. Han tilbyder sit Zen to Done-system. For at følge den skal du udvikle 10 simple vaner.

1. Saml alle oplysninger i indbakken.
2. Behandl alle optegnelser uden at efterlade dem på bagbrænderen.
3. Planlæg dine hovedmål for hver dag og dine største mål for ugen.
4. Fokuser kun på én ting ad gangen uden at sprede din opmærksomhed.
5. Opret enkle, korte huskelister.
6. Organiser dine noter i kategorier baseret på deres indhold, ligesom i den originale GTD.
7. Gennemgå dine noter regelmæssigt og slip for unødvendige ting.
8. Forenkle. Reducer listen over dine opgaver og mål, skriv kort og tydeligt.
9. For at tune ind på arbejdet skal du altid opretholde en bestemt daglig rutine.
10. Gør hvad du virkelig har lyst til.

11. Kanban

Japansk produktivitetsmetode, der hjælper dig med at holde styr på, hvad du laver, hvad du allerede har gjort, og hvad der skal gøres i fremtiden. Kanban visualiserer visuelt arbejdsgangen.

Du tager en klistermærketavle (eller tilmelder dig en to-do-manager som Trello) og tegner tre kolonner på den: To do, Doing, Done. Skriv derefter dine anliggender på sedler og læg dem i den relevante kolonne alt efter hvad du laver og hvad du allerede har gjort.

12. To minutters reglen

Denne regel er en integreret del af GTD, men den kan bruges, selvom du ikke er fan af Allens teknik. Hvis opgaven tager mindre end to minutter, skal du udføre den med det samme. Så du aflaster din hjerne, fordi du ikke behøver at huske om denne sag mere.

13. Nul indbakke

Zero Inbox blev opfundet af forfatteren og performanceeksperten Merlin Mann, og det fungerer godt med GTD. Mann anvendte det på e-mails, men du kan håndtere sager, dokumenter, noter og andre oplysninger på samme måde. Som navnet antyder, er målet med denne teknik at holde din indbakke tom.

I det originale GTD-system blev indbakken ved med at hobe sig en masse poster op. Du skal bruge tid på at sortere dem, og det er nemt at overse noget vigtigt i en pakket indbakke. Mann anbefaler at skille indhold ad, så snart det ankommer. Du åbner en indbakke og beslutter, hvad du skal gøre med hvert element: slette, delegere, svare, udskyde eller fuldføre. Luk det ikke, før du har udført en af de angivne handlinger med alle elementer.

Derudover vil automatiske filtre i post, smarte mapper og programmer til sortering af dokumenter hjælpe dig med at spare tid.

14. Frisk eller stegt

Fresh or Fried oversættes til "Fresh or Fried." Denne filosofi blev skabt af Dominate Your Day With the "Fresh or Fried" prioriteringssystemet af bloggeren Stephanie Lee. Når du vågner om morgenen, er din hjerne ifølge hende "frisk", men som dagen skrider frem, "friter den". Det betyder, at du skal bestemme tidspunktet for dit højeste produktivitetsniveau og have tid til at gøre alle de vigtigste ting på en dag i denne periode. Sådan fungerer det.

1. I slutningen af dagen, når du allerede er træt, skal du bruge 15 minutter på at lave en huskeliste for i morgen.
2. Flyt de vigtigste opgaver til begyndelsen af dagen, til sektionen Frisk. Ting, man ikke bryder sig om, bliver sendt dertil - selve "frøerne". De skal gøres, mens du stadig har styrke.
3. Mindre presserende, mindre vanskelige og mere behagelige ting går til Fried-sektionen - det vil sige om eftermiddagen, afhængigt af din tidsplan. De vil belaste din hjerne mindre.
4. Følg din liste næste morgen. Så komponer en ny om aftenen.

Stephanie anbefaler FoF til folk, der hver aften finder ud af, at de er helt udmattede, men ikke havde tid, selvom de arbejdede hele dagen.

15. Isbjerg metode

Ramita Sethi, forfatter til I Will Teach You to Be Rich, bruger denne metode til at gemme oplysninger til senere. Det fungerer sådan: du gemmer alle e-mails, noter, artikler, lister ét sted – for eksempel i en note-tjeneste som Evernote eller Notion, eller som dokumenter. Så distribuer disse materialer ved hjælp af tags, mapper og kategorier - som du vil.

Gennemgå denne information hver 4.-6. uge og overvej, om den kan anvendes i praksis. Hvis noget er ubrugeligt, smid det væk eller arkiver det. Dette giver dig mulighed for at skabe din egen vidensbase.

16. Autofokus

Autofokus blev opfundet af Autofocus Time Management System af ydeevneeksperten Mark Forster. Dette planlægningssystem er velegnet til kreative mennesker, der har svært ved at følge GTD.

Skriv alle dine aktiviteter i en notesbog uden nogen rækkefølge. Gå derefter listen igennem, vælg dem, der skal gøres hurtigst muligt, og sorter dem fra. Når de presserende opgaver er løst, så fortsæt med dem, du bedst kan lide nu. Hvis du ikke har gennemført noget - flyt det til slutningen af listen, du kommer tilbage til dette senere. Og gentag disse trin dag efter dag.

17. Eisenhower Matrix

Denne ordning blev skabt af den amerikanske præsident Dwight D. Eisenhower. Matrixen har fire sektioner til opgaver: Ikke-haster og ikke vigtigt, Haster, men ikke vigtigt, Vigtigt og ikke-haster, og Haster og vigtigt. Del dine opgaver op i sektioner, og du kan finde ud af, hvad du bruger mest tid på, og hvilke opgaver der skal have mere opmærksomhed.

18. 4D metode

4D blev opfundet af Edward Ray, en motiverende forfatter og konsulent. Metoden er beregnet til at hjælpe folk, der er rædselsslagne ved synet af deres to-do-liste og ikke ved, hvordan de skal gribe alle de akkumulerede genstande an.

Ray hævder, at du kun behøver at huske fire ord for bogstavet D, og så vil du ikke miste modet foran bjerge af arbejde. Her er de:

• Gør - Hvis du har fået tildelt en opgave, er det bedst at gøre det nu og krydse det af listen.
• Delegeret - når du ikke kan eller har tid til at udføre noget, men du har en forholdsvis ledig assistent, så overfør opgaven til ham.
• Slet - Nogle ting er ikke så vigtige. Kassér dem ved permanent at fjerne dem fra huskelisten. Hvis de forsøger at pålægge dig unødvendigt ansvar, så lær at sige "nej" høfligt.
• Forsinkelse - Når en opgave er for stor eller ikke kræver øjeblikkelig udførelse, kan den udskydes. Men du skal bestemt sætte klare deadlines for hende, ellers forbliver hun dødvægt.

Vælg en opgave, udfør én 4D-handling med den, og fortsæt derefter til den næste.

19. Timing

Normalt holder folk, der forsøger at være produktive, styr på den tid, de bruger på vigtige ting, og glemmer helt at overveje de perioder, hvor de laver nonsens. Dette problem løses af "Timing"-teknikken, som blev opfundet af eksperten inden for tidsstyring Gleb Arkhangelsky. Det giver dig mulighed for at forstå, hvor din tid bliver brugt, lærer dig at være mere opmærksom på, hvad du laver, og mindre distraktion.

Tag en notesbog og skriv alle dine handlinger ned, og hvor meget du gjorde dem, med en nøjagtighed på 5-10 minutter. Optag arbejdsøjeblikke, forhandlinger, møder og endda tid brugt på YouTube og i spil. Brug et par uger til dette. Bladr derefter gennem notesbogen, genkend dine "kronofager" ved synet og drag konklusioner. Måske har du brug for at se mindre sjove videoer, eller bruge mindre tid på at drikke kaffe, eller din fjende er telefonopkald.

20. Tim Ferriss metode

Timothy Ferriss er en produktivitetsguru, der kom op med sin egen to-regler metode til at organisere arbejdet. Den første er 80/20-reglen eller Pareto-princippet, som siger, at 80 % af vores arbejde kan udføres på 20 % af tiden. De resterende 20 % vil tage 80 % af tiden. Den anden er Parkinsons lov: arbejdet fylder hele tiden, der er tildelt det.

Implikationen af dette, siger Ferriss, er, at du ikke behøver at arbejde hårdere for at gøre alt - du skal fokusere bedre. Lad dig arbejde med fuld dedikation kun 20% af arbejdstiden, men du kan lave alle de virkelig vigtige ting om. Og de resterende 80% kan afsættes til enkel rutine, så du kan fokusere på prioriterede opgaver og undgå overanstrengelse.