Hvordan man planlægger møder for at gøre dem effektive

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

Spild ikke din tid.

Du kan måske ikke lide møder, men du skal stadig holde dem. Dette er en væsentlig del af arbejdsgangen i enhver virksomhed. En måde at gøre aftaler mere nyttige og hurtigere på er at planlægge dem omhyggeligt. Bogen af Olga Demyanova, doktor i økonomi, "Hurtige og effektive møder. Fra forberedelse til opnåelse af det ønskede resultat."

Med tilladelse fra forlaget "Alpina PRO" udgiver Lifehacker et uddrag fra andet kapitel.

Møderne i sig selv er ikke et problem. De er endda nødvendige og er en ledelsesmæssig egenskab af magt. Du skal slippe af med langvarige ubrugelige og ineffektive sammenkomster.

De mest almindelige møder:

• ugentlig;
• strategisk;
• arbejdere;
• rapportering;
• planlægning af møder;
• brainstorming;
• forretningssamtaler og møder;
• briefinger.

Alle disse typer kan grupperes i fire hovedgrupper:

1. efter varighed: hurtig (op til 30 minutter) og langvarig (mere end en time);
2. efter antallet af deltagere: op til 10 personer eller mere;
3. efter formål: arbejde, politisk og informativt;
4. efter tid: planlagt og uplanlagt.

Mødeplanlægning Krævede attributter

Hvad skal du planlægge:

• mål;
• dagsorden;
• liste over inviterede;
• tidsplan;
• informationsmateriale;
• ansvarlig for at føre protokollen;
• tidsfrist for taler.

Først og fremmest skal lederen overveje mødets formål. Dette er udgangspunktet for dagsordenen og deltagerlisten, tidspunkt og regler.

Hovedformålene med møderne:

1. Ny information - til informationsmødet:

• vigtige nyheder og politiske ændringer;
• diskussion af planer og strategier;
• kortsigtede prognoser;
• præsentation af nye produkter og tilgange;
• drøftelse af budgettet;
• personaleproblemer.

2. Overvåge begivenheder og træffe operationelle beslutninger - til regelmæssige møder:

• vigtigste risici og vanskeligheder;
• parametre til vurdering af fremskridt;
• vurdering af nøgleprocesser og nødvendige ændringer;
• diskussion af hvad der sker: hvad går godt, hvad skal forbedres;
• nøglelektioner og resultater af handlinger;
• koordinering af indsatsen;
• kommunikation.

3. Motivation - kreative møder, udvikling af nye tilgange og teambuilding:

• motivation for handling;
• kollektiv beslutningstagning;
• ære individuel og kollektiv succes.

Formålet har således indflydelse på mødetypen og modellen for tilrettelæggelse af det. For eksempel er briefingsessioner forskellige i antallet af deltagere og varigheden af tid. Almindelige er af planlagt karakter, de er hurtigere i tid og med et begrænset antal deltagere. Kreative møder kræver særlig forberedelse: organisering af møbler (normalt separate borde), te, kaffe og uformelle rammer; kræver ikke overholdelse af dresscode.

Eisenhower Matrix til rangordning af mødespørgsmål

Man skal huske, at et møde er en platform, hvor vigtige beslutninger træffes og problemer overvindes. Eisenhower Matrix er feltet, hvor alle problemer og spørgsmål er samlet. De er rangeret i forhold til vigtighed og haster.

	Hurtigt	Tag det roligt
Vigtig	EN	B
Lige meget	C	D

Square A: vigtige og presserende sager

Pladsen af vigtige og presserende sager bør være tom eller lille. Dette vil indikere, at du overholder forfaldsdatoen. Hvis der er mange sådanne tilfælde, er dette et tegn på uorganisering. Eksempler på tilfælde, der kan kvadreres:

• sager, der er direkte relateret til dine funktionelle opgaver og påvirker din præstation;
• tilfælde, hvis fejl kan skabe problemer;
• spørgsmål relateret til sundhed og psykologisk klima i teamet;
• forhold, der påvirker holdets sikkerhed;
• sager, hvis resultater skal koordineres eller præsenteres for din ledelse.

Kvadrat B: vigtige, men ikke presserende sager

Når opgaver eller sager ikke haster, og der ikke er nærmere angivet, hvornår de skal afsluttes, tildeler bobestyreren selv tidspunktet. Denne firkant inkluderer alle de ting, der relaterer til din funktionalitet i virksomheden, de ting, du laver regelmæssigt, og som regel er deres implementering knyttet til den generelle tidsplan på virksomheden (f.eks. udarbejdelse af endelige rapportering). Forskningsopgaver, der kræver en vis tid, kan også henføres til sådanne sager, men størrelsen af arbejdsomkostningerne er uklar indtil færdiggørelsestidspunktet. Opgaverne på første og anden plads bør konstant overvåges, og derfor er det tilrådeligt at inkludere dem på dagsordenen for møderne.

Square C: presserende, men uvigtig forretning

Disse er distraktioner. Ofte forstyrrer de blot at fokusere på vigtige opgaver og reducerer effektiviteten. Husk altid dine mål og lær at skelne mellem det vigtige og det sekundære.

Det er værd at gå ind på denne firkant:

• møder eller forhandlinger pålagt af nogen fra siden;
• diskussion af spørgsmål, som underordnede kan løse;
• diskussion af ikke-erhvervsmæssige spørgsmål;
• diskussion af abstrakte emner.

Kvadrat D: ikke-hastende og uvæsentlige sager

Sager i denne kategori promoverer dig ikke i projekter, men de distraherer dig fra at arbejde på dem.

• ikke bringe nogen fordel overhovedet;
• det er nyttigt slet ikke at beskæftige sig med dem;
• Tidsspisere.

For hvert mål stiller lederen følgende spørgsmål:

• Hvem har informationen og viden om det aktuelle emne?
• Hvis interesser berører dette spørgsmål?
• Hvem afhænger beslutningen af?
• Hvem har brug for at kende de oplysninger, der skal diskuteres?
• Hvem skal gennemføre de trufne beslutninger?

Du kan bruge 99/50/1-metoden, når du planlægger projektmøder.

Lederen arrangerer møder på tre vigtige punkter i projektet:

• i starten - at fordybe alle deltagere i tempoet i projektet og til teambuilding af gruppen;
• på et mellemliggende stadium - at diskutere resultaterne af det udførte arbejde og yderligere justeringer, hvis det er nødvendigt;
• ved målstregen, hvor 1 % af det samlede volumen mangler at blive realiseret - til foreløbig opsummering.

Denne timing vil hjælpe dig med at udnytte din tid bedre til møder.

Dagsorden

Dagsorden er en plan over opgaver, der skal løses på mødet. Det er nødvendigt klart at definere tidspunktet for hver tale, afsætte en separat tid til diskussion og feedback fra alle deltagere.

Når du planlægger tidspunktet for dit møde, er det vigtigt at overveje følgende:

• vigtigheden af punktet på dagsordenen;
• tidsgrænsen for hver forestilling;
• pauser om nødvendigt;
• 20 % af tiden til yderligere vigtig information.

Dagsorden udsendes til alle mødedeltagere.

Dagsorden med fastsættelse af tid og specifikationer af taler

1. Resultater af arbejdet med indgåelse af kontrakter. I. Ivanovs rapport (15 minutter).
2. Problemer med transport af forsyninger. I. Petrovs rapport (15 minutter).
3. Resultater og planer for projektarbejde. T. Sidorovs rapport (20 minutter).

Starter kl 11.00.

Slut kl 12:15.

Du skal træne dig selv til at få hurtige og effektive møder!

Dine retningslinjer for tid:

Vigtigt og presserende	12 minutter
Vigtigt og ikke presserende	24-36 minutter Haster og vigtigt: 12 minutter - Pareto-princippet virker her: 20% af tiden skaber 80% af resultatet, med et gennemsnitligt møde på en time (60 minutter), den mest produktive tid er 12 minutter (20% af 60 minutter). Vigtigt og ikke-hastende: normalt planlagt. Den effektive tid for sådanne møder er 24-36 minutter. Her fungerer 60/40-metoden, hvorefter man ved udarbejdelse af en plan for dagen skal have 40% af tiden fri, 60% skal afsættes til planlagt arbejde, herunder 20% til "uforudsigeligt" og 20% for dem, der opstår spontant eller bliver ledsagende. Med en gennemsnitlig mødetid på en time (60 minutter) er tiden for planlagte vigtige, men ikke-haste sager 24–36 minutter (40–60 % af 60 minutter).
Uvæsentligt og presserende	Delegering og kontrol via telefon og andre kommunikationsmidler, højst tre minutter til kontrol.
Uvæsentligt og ikke-hastende	Delegering og kontrol af ledelsen, højst et minut pr. delegation.

Liste over inviterede

Det optimale antal deltagere i hurtige møder er 5-7 personer. 8 til 12 personer er acceptable, hvis mødelederen har facilitatorevner.

For at generere ideer, sætte mål og flyve er den ideelle sammensætning ikke mere end 15 personer.

Der er en uudtalt regel hos Google - det maksimale antal deltagere er ikke mere end 10.

Amazon har en to-pizza-regel: Der skal være lige så mange mennesker i et møde, som du kan fodre to pizzaer.

Der er en regel 8-18-1800:

• ikke mere end 8 personer - løsning af arbejdsproblemer;
• ikke mere end 18 - brainstorming, kollektiv problemløsning;
• op til 1800 personer - information og mulighed for at kommunikere.

En undersøgelse foretaget af Bain and Company siger, at tilføjelse af mere end syv af hver deltager i beslutningsgrupper resulterer i omkring 10 % mindre effektivitet.

De direkte ansvarlige er forpligtet til at deltage i møderne.

Apple angiver navnet på den ansvarlige ud for hvert mødepunkt. Hver medarbejder har således et klart ansvarsområde inden for rammerne af den tildelte opgave.

Hvis du ofte organiserer møder, vil denne bog helt sikkert komme til nytte: Olga Demyanova tilbyder 16 metoder og fire værktøjer til at studere, som vil hjælpe med at øge effektiviteten af alle deltagere i sådanne møder.