Hvad er en planlægningsfejl, og hvordan man korrekt estimerer deadlines

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

Seks måder, du kan gøre det på på arbejdet og i din hverdag.

Hvad er planlægningsfejl

I løbet af de seneste tre år har jeg malet fem værelser i mit hjem. Jeg startede med soveværelset og planlagde at klare det om en uge. Den sidste touch blev dog lavet kun en måned senere.

Tror du, at jeg, efter at have startet det andet rum, har forudset en måned til at male det? Men nej. Jeg var sikker: da jeg allerede havde fyldt min hånd, så ville jeg helt sikkert være færdig til weekenden, maksimalt - til den næste. Men det tog mig en måned igen. Som med hvert af de andre rum. Udover køkkenet tog det endnu længere tid.

Hver gang jeg forberedte mig på at male et andet rum, forventede jeg, at om en uge eller to ville alt være klar. Erfaringen fortalte mig, at jeg aldrig ville gøre det på mindre end en måned. Det var dog svært at opgive tilliden til, at det denne gang helt sikkert vil gå hurtigere.

Denne overmod, der får os til at undervurdere den tid, vi har brug for til at løse problemer, har et navn: planlægningsfejl. Dette koncept blev introduceret i slutningen af 70'erne af psykologerne Daniel Kahneman og Amos Tversky.

Forskere forklarede, at når man planlægger, ignorerer folk ofte deres tidligere erfaringer. I mit tilfælde var det det faktum, at det tog mig en måned at male rummet hver gang. Normalt fokuserer vi kun på opgaven forude: dette rum er lille, hvilket betyder, at det ikke vil tage lang tid at male det.

Daniel Kahneman fortæller detaljeret om dette i bogen Think Slow … Decide Fast. Han hævder, at planlægningsfejl normalt er relateret til to ting:

1. Vi overvejer ikke, hvor lang tid det tog os at udføre lignende opgaver tidligere.
2. Vi antager, at vi ikke står over for komplikationer, der forårsager forsinkelser.

Hvad fører en fejlvurdering af tiden til?

Ifølge Project Management Institute afsluttes godt halvdelen af alle projekter til tiden.

Men én ting er at undervurdere den tid, det tager at male et værelse (det vil bare give dig lidt besvær). Det er noget helt andet at begå den samme fejl ved at evaluere arbejdsopgaver og projekter. Her kan konsekvenserne være meget mere alvorlige.

Det vil i bedste fald resultere i, at du eller dit team skal arbejde over. I værste fald - til mangel på budget, små overskud, utilfredshed med chefer og kunder.

Hvordan man evaluerer opgaver korrekt

Du skal stoppe med at planlægge, stole på en intuition. Bedre at bruge specielle teknikker.

1. Byg på tidligere erfaringer

Psykologer Kahneman og Tversky anbefaler: Før du begynder at arbejde, skal du ikke kun vurdere, hvad der skal gøres, men også vurdere, hvor meget tid der normalt bruges på sådanne opgaver.

Du skal for eksempel oprette en ny funktion til en mobilapp – find ud af, hvor meget tid dit team brugte på en lignende opgave. Hvis du vil skrive et blogindlæg på 4.000 ord, så find data om, hvor mange timer eller dage du tog sidste gang.

Hvis du arbejder alene, er den nemmeste måde at indsamle disse oplysninger på at bruge en tidsregistreringsapp. Anvend det med forskellige typer opgaver, og brug senere færdige rapporter.

Til teamaktiviteter er projektstyringssoftware praktisk. De fleste af dem bruger flere metoder til at indsamle data, for eksempel at tage højde for den faktiske arbejdstid og opbygge et Gantt-diagram.

2. Bed en anden om at bedømme din opgave

I 1994 offentliggjorde tidsskriftet for American Psychological Association "Personality and Social Psychology" resultaterne af fem undersøgelser udført af Roger Buhler, Dale Griffin og Michael Ross.

De bekræftede, at folk ofte laver planlægningsfejlen beskrevet af Kahneman og Tversky. Men noget andet kom frem: Vi fejlvurderer ofte omkostningerne ved vores egne opgaver, men vi kan godt forudsige, hvor lang tid det vil tage en anden.

Forskerne bad deltagerne i undersøgelsen gætte, hvor lang tid det ville tage for en anden person at udføre en bestemt opgave. Når de besvarede, henviste de oftere til eksisterende erfaringer. Og selv når han ikke var der, var deres vurderinger meget mere rationelle end konklusionerne fra dem, der skulle udføre opgaven.

Det skyldes, at vi normalt er meget optimistiske med hensyn til vores evner. Og meget mere objektiv, når det kommer til en anden. Så i stedet for selv at prøve at evaluere opgaver, så bed en ven eller kollega om at gøre det for dig.

3. Opret et tidsinterval og tag højde for muligheden for forsinkelser

Der er kendte kendte - ting, som vi ved, at vi kender dem. Der er også kendte ukendte – ting, som vi ved, vi ikke ved. Men der er stadig ukendte ubekendte – det er ting, som vi ikke kender til, som vi ikke kender dem.

Donald Rumsfeld amerikansk politiker

Dette citat refereres ofte i projektledelse. For at redegøre for de ukendte ubekendte, som Rumsfeld taler om, bruger ledere, hvad de kalder en kegle af usikkerhed. Det er designet til at vise det tidsinterval, som en opgave kan kræve.

Når du først begynder at arbejde på et projekt, ved du stadig lidt om det. Derfor kan den faktiske tid, det tager at gennemføre den, variere meget fra prognosen. Du tror, at arbejdet vil tage to dage, men i virkeligheden tager det måske otte. Eller bare et par timer.

Men efterhånden som processen skrider frem, krymper denne rækkevidde. Du kan dog først sige præcis, hvor meget tid du har brug for til sidst – når projektet er afsluttet.

Alligevel giver usikkerhedskeglen mulighed for et mere præcist skøn. Hvis du ikke ved meget om et kommende projekt, skal du dividere den estimerede kørselstid med fire for at finde den nederste ende af området, og gange med det samme for at bestemme den øvre grænse. Resultatet vil for eksempel være fra 1 til 16 dage.

Hvis et så stort sortiment ikke passer dig, så brug kun den øvre grænse til regnskab – så vil arbejdet formentlig tage 16 dage. Dette er ikke det mest nøjagtige tal, men det er højst sandsynligt tættere på virkeligheden end din oprindelige forudsigelse.

4. Bedøm problemet på tre punkter

Denne metode hjælper dig med at være mere objektiv. For hver opgave skal du give en vurdering:

• bedste manuskript;
• værste tilfælde;
• mest sandsynlige scenarie.

Det første tal vil højst sandsynligt matche din oprindelige forudsigelse. Vurderingen af det mest sandsynlige scenario kan baseres på empiriske data, som du har. Og når du vurderer det værste, skal du overveje, hvor lang tid det vil tage, hvis det går galt.

Beregn gennemsnittet med tre tal. For eksempel, hvis det bedste scenarie er tre dage, det sandsynlige er fem dage, og det værste er ni, skal du blot tilføje: 3 + 5 + 9 = 17. Divider derefter dette tal med tre. Det viser sig i gennemsnit 5, 67 dage - dette er din prognose for den nødvendige tid.

5. Beregn fejlprocenten

Steve Pavlina, forfatter til Personal Development Course for Smart People, anbefaler at beregne koefficienten for, hvor forkert du er i din planlægning. I fremtiden kan dette nummer bruges til alle dine opgaver.

Giv et estimat over tid til flere opgaver, som du skal udføre i den nærmeste fremtid. Skriv dine antagelser ned. Når du er færdig med arbejdet, skal du notere, hvor meget du brugte i sidste ende.

Tilføj alle de planlagte tidspunkter sammen. Gør det samme med den faktiske. Divider nu hele den faktiske tid med det oprindelige skøn - du får det forhold, du ønsker.

Eksempelvis regner du med, at det vil tage 12 timer at udføre flere opgaver. I sidste ende brugte vi 15. Fejlrate: 15/12 = 1,25. Det betyder, at opgaverne tog dig 25 % længere tid, end du havde planlagt.

Nu skal du altid gange dine indledende estimater med den resulterende fejlfaktor - og de vil være mere nøjagtige.

6. Foretag en vurdering på de mest uproduktive tidspunkter af dagen

Den amerikanske analytiker og forfatter af erhvervslitteratur Daniel Pink i sin bog Timehacking. Hvordan videnskaben hjælper os med at gøre alt til tiden”dykket ind i forskning vedrørende vores kronotyper - interne ure.

Han undersøgte, hvordan de påvirker, hvordan vi har det hele dagen. Og jeg fandt ud af, at kronotyper ikke kun styrer vores fysiske og mentale aktivitet, men også bestemmer, hvilket tidspunkt på dagen vi er mest kreative, og hvornår vi er tilbøjelige til positive og negative tanker.

Pink citerer forskning udført af Scott Golder og Michael Macy, som analyserede folks humør på Twitter. De fandt ud af, at brugerindlæg normalt ikke er særlig positive i perioder med lav produktivitet.

For de fleste mennesker sker dette fald midt på dagen, lige efter frokost. Ifølge Golder og Macy er det usandsynligt, at du vil være i godt humør i denne tid. Dette kan hjælpe dig med at undgå overmod og optimisme og som følge heraf planlægge mere effektivt.

Essensen af sidstnævnte metode er således at evaluere opgaver, mens produktiviteten falder. Dette er omkring seks timer efter at være vågnet. Men du kan bare vente, til følelsen af spredning og træthed kommer.

Ud fra arbejdets resultater, tjek om du er kommet tæt på virkeligheden ved at planlægge din tid på denne måde.

Selve forståelsen af planlægningsfejlen vil hjælpe dig til at evaluere opgaverne korrekt. Du er måske ikke i stand til at kontrollere din tendens til at overvurdere dine egne evner. Men hvis du indser, hvordan overdreven optimisme påvirker, og forsøger at reducere denne indflydelse, så vil du blive meget bedre til at styre din tid.