7 effektive planlægningsmetoder, der hjælper dig med at holde styr på sporet

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

Energiliste, GTD, Bullet Journal og andre muligheder, blandt hvilke der helt sikkert er den rigtige for dig.

1. Metoden med kort

Denne planlægningsmetode blev foreslået af den berømte russiske tidsstyringsspecialist Gleb Arkhangelsky. Han giver business coaching, skriver bøger og driver endda sit eget time management konsulentfirma. Sammen med nogle principper udviklede Gleb også en metode til hurtig planlægning ved hjælp af kort.

Hvordan det virker

Du behøver ikke en tyk dagbog i dette tilfælde: kun et par ark papir er nok. Få tre kort til forskellige formål. De kan være flerfarvede, med noter eller med klistermærker. Det vigtigste er, at de adskiller sig fra hinanden, og at du selvfølgelig kan lide dem.

Det første kort er strategisk. Det vil indeholde dine nøglemål, for at opnå dem, som du skal gøre enhver mulig indsats. I det andet, der er afsat til langsigtede mål, skriver du ned alle aktiviteter og planer for året eller flere år i forvejen. Det tredje kort vil indeholde den vigtigste begivenhed på den kommende dag. Og det vil selvfølgelig ændre sig oftest.

• Niveau: nybegynder.
• Et plus: ingen grund til at forstå kunsten at planlægge. Alt er så hurtigt og enkelt som muligt.
• Minus: mindre vigtige ting forbliver stadig uplanlagte. Så du kan helt glemme dem.

2. Ivy Lees metode

Det smukke ved den amerikanske journalist Ivy Lees metode er dens enkelhed og konsistens. De fleste forsøg på at komme i gang mislykkes på grund af manglende plan, manglende fokus og forkerte prioriteringer. For at løse disse problemer foreslår Lee at begrænse os til seks opgaver om dagen og udføre dem efter hinanden.

Hvordan det virker

I slutningen af dagen skal du identificere seks vigtigste ting, du skal gøre, og prioritere dem, begyndende med det vigtigste. Næste dag, om morgenen, skal du straks starte den første opgave på listen, og når du er færdig med den, skal du tage fat på den næste. Og så videre indtil den sejrende.

• Niveau: nybegynder.
• Et plus: Det gør planlægningen meget nemmere, gør det nemmere at komme i gang og forbliv konsekvent, mens du holder fast i dine mål.
• Minus: metoden fungerer ikke godt, hvis du ofte har uplanlagte aktiviteter i løbet af dagen.

3. Estimationsmetode

Ofte i planlægningsprocessen forsvinder vigtige opgaver blandt mindre opgaver. Det er fordi vi ikke markerer deres prioritet. Selvom du forstår behovet for at udføre en opgave, er det vigtigt at oplyse det skriftligt. I løbet af arbejdsdagen er der faktisk ikke altid tid til tilstrækkeligt at vurdere vigtigheden af hver enkelt sag.

Hvordan det virker

Giv de planlagte opgaver point fra nul til to, afhængig af graden af betydning. Hovedprioriteten er to punkter. Etpunktsopgaven kan afsluttes senere. Og små opgaver og daglige opgaver får nul point.

Husk at bedømme arbejdet sidst på dagen, fx på en femtrinsskala. En uafsluttet sag, som fik 1 eller 2, vil påvirke det kommende arbejde og give gener. Som dårlige karakterer i skolen. Dette er vigtigt for at forstå din egen præstation og styre din tidsplan.

• Niveau: nybegynder.
• Et plus: metoden vil lære dig at vurdere vigtigheden af opgaver og styre din effektivitet.
• Minus: er ikke egnet for alle. Opgaver kan prioriteres, og tallene kan være forvirrende, når du skal på arbejde.

4. Energiliste

Hver opgave kræver en forskellig mængde mental eller fysisk indsats. Samtidig kan kortvarige aktiviteter tage mere energi end længere. Essensen af denne metode er at fordele alle opgaver efter den nødvendige indsats og påtage sig dem afhængigt af, hvordan du har det.

Hvordan det virker

Når du laver din huskeliste, skal du opdele alle opgaver i tre kategorier: hård, medium og let. Den første er alt, der kræver maksimal koncentration og stress, den anden er almindelig forretning, den sidste er en simpel rutine, der udføres næsten automatisk. Før du starter arbejdet, skal du vurdere styrkeniveauet og vælge den passende opgave.

• Niveau: amatør.
• Et plus: undskyldninger virker ikke, for uanset mængden af tid og energi, er der altid noget at gøre.
• Minus: selvdisciplin er påkrævet. Når du er fuld af energi, skal du påtage dig svære ting og ikke opgive dem til fordel for en nem rutine.

5. Metode 1-3-5

Et stort antal sager afskrækker lysten til at påtage sig dem. Derfor råder mange tidsstyringseksperter til at udpege op til ni opgaver og udføre dem afhængigt af graden af betydning.

Så mindre mål kan overføres til en anden dag, mens de vigtigste af de planlagte opgaver udføres. Metode 1–3–5 er ret nem at bruge, selvom det tager lidt tid og kræfter at isolere opgaver.

Hvordan det virker

Planlæg ni ting for dig selv hver dag: 1 - den vigtigste opgave vil altid være en prioritet; 3 - sager, der kræver en løsning i løbet af arbejdsdagen; 5 - små opgaver, der udføres, når det er muligt.

Glem ikke, at du skal beholde antallet af sager og ikke overskride det. Ellers vil metoden være ineffektiv.

• Niveau: amatør.
• Et plus: allerede i planlægningsprocessen kasseres unødvendige opgaver, og kun de virkelig nødvendige forbliver på listen.
• Minus: teknikken virker ikke på dage, hvor antallet af vigtige opgaver overstiger det anbefalede.

6. GTD - At få tingene gjort

På russisk lyder navnet på teknikken som "Bringing things to completion" eller "How to bring things in order." Den er udviklet af den amerikanske tidsstyringsekspert David Allen.

I bogen af samme navn foreslog han, at det er vigtigt for en travl person at frigøre hjernen fra aktuelle opgaver. Dette er den eneste måde at koncentrere sig om deres kvalitetsimplementering. Denne metode er fantastisk til at holde en skrivebordsplanlægger.

Hvordan det virker

For at bruge GTD-metoden med tillid, skal du vænne dig til den. Der er et helt system til at vurdere opgaver, og det er ikke nemt at klare det med det samme. Skriv ting ned og marker dem med specielle symboler:

1. En tom cirkel er en opgave, der skal udføres.
2. Cirklen med den overstregede stribe er den opgave, der udføres nu.
3. Halvudfyldt cirkel - opgaven er ikke helt færdig.
4. En udfyldt cirkel - opgaven er fuldført.
5. Cirkel med kryds - opgave annulleret.
6. En udfyldt cirkel med en pil - En anden udfører opgaven.
7. Udråbstegn er den højest prioriterede opgave.
8. En cirkel med en prik - du skal hele tiden have denne opgave i tankerne.

• Niveau: amatør.
• Et plus: avanceret mulighed for øjeblikkelig planlægning. Du behøver ikke at holde styr på opgavernes prioritet. Hvis du har et arbejde - gør det.
• Minus: metoden er dårligt tilpasset til langsigtet planlægning. Snarere velegnet som tilføjelse til den vigtigste.

7. Bullet Jornaling

Den mest fleksible planner-mulighed er en planlægger og en personlig dagbog på samme tid. Det blev opfundet af den amerikanske designer Ryder Carroll og forklaret i videovejledningen ovenfor.

Denne metode giver dig mulighed for at nedskrive eventuelle tilfældige tanker i din dagbog, såvel som vigtige forretningsopgaver eller planer i lang tid. Dette er ikke let at håndtere, men når du først har vænnet dig til det, skal du aldrig stoppe med at planlægge.

Hvordan det virker

På den første side laver du en indholdsfortegnelse med afsnittets titler og udfylder den efterhånden. Dernæst er den årlige vending med store mål og vigtige datoer. Det hjælper dig med at evaluere dine planer som helhed. Månedlige tilbageførsler er på de følgende sider. Til venstre skriver du månedens og ugedagene. Overfor dem skal du markere begivenhederne, hvis datoer bestemt ikke vil ændre sig. Til højre ses månedens almindelige opgaver.

Du kan eventuelt tilføje opgaver for hver uge eller endda planlægge dagen for timen. Brug specialtegn til at fremhæve forskellige opgaver. I første omgang er det bedre at skrive sådanne noter på et separat ark papir, indtil du vænner dig til at bruge dem. Vigtigst af alt, glem ikke at inkludere i indholdsfortegnelsen sider af måneder eller for eksempel lister.

• Niveau: professionel.
• Fordele: i modsætning til de sædvanlige muligheder, kan denne dagbog startes fra enhver dato og endda i en almindelig notesbog. Det er også praktisk at lave tjeklister og lister her.
• Minusser: det vil tage tid at sortere alle detaljerne og vænne sig til denne metode.