12 eksperttip, der hjælper dig med at holde styr på sporet

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

Overarbejde er et symptom på dårlig planlægning.

Omdømmet for en person, der altid får arbejdet gjort til tiden, er meget værd. Men det opstår ikke af sig selv, bare fordi man prøver meget, ikke får nok søvn og generelt fungerer som en hest. Alt ovenstående er ekstreme foranstaltninger for en, der ikke ved, hvordan man planlægger.

Her er nogle nøgleprincipper, der hjælper dig med at styre arbejdsbyrden og fuldføre dit projekt til tiden.

1. Indse, at ikke at overholde deadlines altid er et personligt valg

Der er områder, hvor næsten den eneste måde at få et godt projekt på er at lyve over for kunden, at du vil klare opgaven hurtigere end dine konkurrenter. Men husk, at arbejdet i sådan en branche udelukkende er dit valg. Og hvis det er gjort, så er det værd at acceptere, at deadlines uundgåeligt vil blive overset, og du bliver nødt til at håndtere angst og andre ubehagelige følelser.

2. Overvej muligheden for forandring

Da det hele kommer ned til personlige valg, så overvej en anden branche - en hvor deadlines forventes og værdsættes. I den kan du få den tilfredsstillelse, at du holder løfter og gavner folk.

3. Lav ikke falske deadlines

Fristelsen er stor, fordi en tidlig deadline ligner et godt incitament: alle teammedlemmer vil nøjagtigt udføre deres opgaver, inden den rigtige deadline kommer. Men folk er forskellige. Man vil lytte til dine ord og virkelig gøre alt til tiden. Og den anden vil betragte den dato, du har angivet, som blot en anbefaling.

Et mere effektivt tiltag er at forklare medarbejderne helt fra begyndelsen, hvad der præcist menes med deadline, og hvad konsekvenserne vil være, hvis I alle sammen bryder den. Og den falske deadline er noget som den berømte historie om en dreng, der spildt råbte: "Ulve!" Da han virkelig blev angrebet, kom ingen for at hjælpe.

4. Forlad noget tid

Giv ikke løfter til partnere og kunder baseret på interne deadlines. Et projekt, der ikke har tid til overs, vil sandsynligvis blive forsinket. Ikke muligt, men helt sikkert. Jo længere tid der er mellem færdiggørelsen af projektet og leveringen til kunden, jo større er sandsynligheden for, at du passer ind i deadline.

5. Sæt pris på den indsats, du gør

At gøre noget rigtigt til tiden er dyrere end at gøre det samme i et "når det lykkes"-format. Og hvis du ikke bryder deadlines, skal du behandle det som en værdi, der bør indgå i din løn. Brug derefter de penge, du har tjent, til at sikre dig, at du ikke går glip af den næste deadline.

6. Fortæl dig selv hovedproblemet

For at overholde deadlines har du brug for en systematisk tilgang til planlægning og fremskridt trin for trin. Hvis du konstant skærer hjørner eller brænder ud inden projektets forfaldsdato, har du højst sandsynligt et systemisk planlægningsproblem. Og det skal tages op.

7. Revider evt. opgaven

At udføre det aftalte arbejde kun delvist, bare for at overholde deadline, er naturligvis et tabende træk. Det er meget mere kompetent hele tiden at være i kontakt med kunden og om nødvendigt revidere kommissoriet sammen ved at slette eller tilføje separate blokke. "Nu vil vi gøre dette, men dette vil være i den næste version" er en helt acceptabel besked. Især når folk forventer at modtage produktet til tiden.

8. Bryd den globale deadline op i flere lokale

Hvis du har et stort, forgrenet projekt, så er det dårligt at sætte en enkelt deadline: du kommer helt sikkert ikke i tide. Bedre at bryde den samlede deadline op i 10-15 mellemliggende. Dette vil give dig mulighed for at forstå, hvordan virksomheden skrider frem, og at reagere på lokale forsinkelser, før det er for sent.

9. Forvent ikke at tage mængde

Det mytiske begreb "mand-måned" er en alvorlig fælde. Ni mennesker vil, selv med meget store anstrengelser, ikke være i stand til at bære og føde et barn på en måned. Det vil ikke altid være muligt at fremskynde et projekt ved at ansætte flere medarbejdere.

Hvis du løser problemet med deadlines på denne måde, vil du højst sandsynligt ikke være i tide. Overvej et alternativ: Hav et tilstrækkeligt antal mennesker på et hvilket som helst stadium af projektet, og disse stadier bevæger sig parallelt, hvis det er muligt.

10. Hvis noget kan besluttes på forhånd, så gør det

Når du kun har brug for én person til at godkende hver fase af et projekt, er det usandsynligt, at du vil være i stand til at køre flere processer parallelt. Men hvis der på forhånd udarbejdes en stram specifikation, vil mange ting blive godkendt inden projektets start.

11. Adskil forretning fra følelser

Når du diskuterer, at en deadline nærmer sig, koger diskussionen ofte ned til spørgsmål om tillid, skam og påskønnelse af hver enkelt persons indsats. For at sådanne diskussioner skal være effektive, er det bedre at forstå systemiske kompleksiteter og stole på reelle data i stedet for følelser.

12. Vær ikke stille om problemer

Sådanne vanskeligheder vil ikke blive løst af sig selv. I dagens verden fuld af instant messengers og andre tilslutningsmuligheder er der ingen enkelt teknisk grund til, at en leder ikke kunne vide om et projekts fremskridt og de problemer, der opstår, såvel som holdet.