Hvorfor en tjekliste er et must for dig på arbejdet

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

En tjekliste virker som en meget gammeldags måde at organisere din arbejdsgang på, da der er så mange moderne teknikker derude. Men vi er klar til at overbevise dig ved at bruge et videnskabeligt eksperiment, en ph.d.-udtalelse og erfaringerne fra vokalisten fra gruppen Van Halen som argumenter.

I den moderne verden er vi forsynet med hidtil uset adgang til information. Vi kan lære meget blot ved at spørge det rigtige søgeord eller ved at åbne online-leksikon. Ikke desto mindre får vi med denne byge af information også mange vanskeligheder.

Vi ved mere nu end nogensinde før, men der er et problem med at omsætte teori til praksis, give den værdi og anvendelighed.

På mange måder har informationsalderen gjort os langt mindre praktiske og kloge. Fortæl os meget, men vi mister let koncentrationen, vi bliver distraheret fra det vigtigste, vi lader opmærksomheden spredes. Desuden mister vi nemt det grundlæggende, væsentlige baggrundsinformationer af syne og laver fejl med en følelse af vores egen kompetence.

Ifølge kirurg og folkesundhedsforsker Atul Gawande, M. D., bør folk få mest muligt ud af deres viden.

Atul Gawande Amerikansk kirurg, journalist, forfatter

Vi kan tilgive fejl på grund af uvidenhed. Hvis en person ikke vidste, hvad han skulle gøre i en given situation, er vi glade for, at han gjorde alt for at løse problemet. Men hvis han vidste, hvordan han skulle fortsætte, men ikke anvendte denne information på den rigtige måde, er det svært ikke at blive sur.

Fejl begået på grund af den faste overbevisning om, at "jeg ved bedst, hvad jeg skal gøre" er ofte de mest smertefulde. Du prøvede ikke dit bedste og fejlede, men fulgte bevidst overmodighedens ledelse og fejlede. Atul Gawande mener, at dette svarer til, hvordan en simpel fejl begået af en erfaren kirurg fører til en patients død.

Hvordan håndterer vi dette hav af information? Hvordan udnytter man viden bedst muligt og giver plads til mirakler? Ifølge Dr. Gawande kan du mærke din egen kraft og kompetence ved at bruge en tjekliste.

Dr. Gawande undersøgte omhyggeligt effekten af tjeklister på kirurger, eller rettere, på antallet af tilfælde af infektion hos patienter under operationen. På trods af at forsøget involverede respekterede og kompetente kirurger, var de alle på den ene eller anden måde i risiko for at lave en fejl under operationen.

Tjeklisten, der blev præsenteret for kirurgerne, var kort og enkel. Der stod:

• Vask dine hænder med sæbe og vand.
• Tør patientens hud af med et antiseptisk middel.
• Placer sterile forbindinger på patientens krop.
• Tag en hat, maske, steril kjole og handsker på.

Medicinstuderende lærer disse trin udenad, de er indlysende, enkle og nødvendige. Men en person er ikke en maskine, og han kan glemme en af handlingerne. At springe et trin over kan føre til infektion, hvilket betyder yderligere behandling, økonomiske omkostninger og i værste fald patientens død.

Overraskende nok, så snart denne tjekliste dukkede op foran lægernes øjne, begyndte de at lave færre fejl. Antallet af infektioner faldt med 66%. Det sparede mange penge, men endnu vigtigere, det reddede over tusind liv.

Selvfølgelig er en tjekliste som en måde at strukturere tanker på, strømline handlinger og huske den nødvendige information nyttig ikke kun for læger, men også for hver enkelt af os.

Du kan finde det stødende at skrive en tjekliste for ikke at glemme noget. Du er trods alt klog nok og kan stole på din egen hukommelse. Men hovedmålet med en tjekliste er disciplin, der vil hjælpe dig med at følge den tilsigtede vej og undgå fejl.

Hvorfor lave en tjekliste

1. Tjeklisten hjælper dig med at sikre, at du ikke glemmer grundlæggende og enkle oplysninger. Dr. Gawande mener, at tjeklisten skaber en slags "kognitivt netværk", der beskytter os mod vores egne mangler - grænserne for hukommelse og opmærksomhed. Tjeklisten sikrer, at du ikke glemmer almindelige sandheder i det øjeblik, hvor trætheden eller dovenskaben nærmer sig.
2. Tjeklisten frigør dit sind og giver det mulighed for at arbejde med virkelig svære opgaver. Når du er holdt op med at bekymre dig om simple og trivielle ting, får du en chance for at fokusere på svære valg. Dette fungerer især godt i tilfælde, hvor uventede eller uplanlagte situationer konstant opstår, og det er ret svært at kontrollere sig selv.
3. Tjeklisten hjælper med at blive disciplineret. Dette er vigtigt, når det kommer til rutineopgaver. Når vi vænner os til at lave noget fra dag til dag, mister vi let entusiasme og opmærksomhed, laver fejl og fejlberegninger. Hvis du føler dig for godt tilpas på din arbejdsplads, slapper du af, og din opmærksomhed bliver distraheret, vil tjeklisten hjælpe dig med at være opmærksom hvert minut.
4. Tjeklisten sparer tid. Du behøver ikke længere at tænke på alle dine skridt: du har allerede beskrevet alt på et stykke papir. Hvis en beslutning skal træffes nu, er tid den mest værdifulde ressource. En tjekliste hjælper dig med at vinde dyrebare sekunder.

Ja, en tjekliste er ikke den mest originale måde at styre din arbejdsgang på. Men samtidig viser dette enkle værktøj sig at være utrolig værdifuldt for dem, der ønsker at reducere fejl og forbedre kvaliteten af deres arbejde.

Sådan opretter du en effektiv tjekliste

Der er gode tjeklister og dårlige tjeklister. Så hvordan laver du en tjekliste, der hjælper dig i gang?

1. Fokuser kun på simple ting. Formålet med en god tjekliste er at formidle den nødvendige information. Ingen detaljer. Tjeklisten er ikke en guide, ikke en rundvisning i din arbejdsgang. Dette er et diagram, der hjælper dig med at huske de vigtigste ting. En god tjekliste bør have fem til ti punkter.
2. Tjeklisten skal være enkel og praktisk. Brug klare ord, der præcist beskriver opgaven. Hvis du har brug for ekstra tid til at huske præcis, hvad hvert punkt betyder, er din tjekliste dårlig.
3. Beslut, hvornår du skal holde pause. Hvornår vil du bruge din tjekliste? Hvornår går du videre til næste punkt? Hvordan kontrollerer du, at varen er gennemført? Vælg et tidspunkt, hvor du gennemgår tjeklisten og sørg for, at alt er gjort, og du kan gå videre til den næste opgave.
4. Definer typen af din tjekliste. For eksempel, hvis dette er en opskrift, så vil du læse hvert trin og følge instruktionerne. Dette er en read-do type. Og hvis din tjekliste indeholder arbejdsopgaver for i dag, og du blot overstreger udførte opgaver fra den, så er dette typen "lavet - bekræftet". Dette trin hjælper med at strømline dit arbejde med din tjekliste og kontrollere dig selv bedre.
5. Vær forberedt på at revidere og opdatere din tjekliste. Du er velkommen til at revidere den og lave nye opgaver eller redigeringer. Du skal eksperimentere, for at din tjekliste virkelig er effektiv.

Det sidste trin er især vigtigt. Din tjekliste er ikke hugget i sten, den er modtagelig for skiftende omstændigheder.

Ingen brune M&M'er

David Lee Roth, forsanger i Van Halen, har en nysgerrig vane. Rocker-rytteren ser passende ud: den viser de tekniske krav til udstyret. Men et af punkterne chokerer jævnligt medarbejderne i koncertsale, stadioner og musikklubber: Et sted midt på listen står en M&M's-skål, som ikke bør indeholde et eneste brunt slik.

Disse ryttere fungerer som tjeklister: medarbejderne bevæger sig fra punkt til punkt og opfylder musikerens krav. Da David Lee Roth takker ja til et job, er han primært interesseret i en skål slik. Kan du gætte hvorfor?

Mens det lyder skørt at bede om at fjerne alle brune M & M'er, kan David Lee Roth forklare det. Hvis stadionpersonalet efterlader brunt slik i skålen, betyder det, at de ikke er opmærksomme på rytteren. Da David støder på sådan en dragee, går han for at tjekke alt muligt andet: om instrumenterne er godt forbundet, om udstyret er indstillet korrekt, om der tages hensyn til hans krav til lokalerne og udstyret. Og hvis der ikke er brune slik, og stedets arbejdere respekterede selv et så mærkeligt ønske, kan musikeren være sikker: alt andet blev også gjort.