Sådan er du produktiv i åbne rum

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

En life-hacker fandt ud af, hvordan man stopper kampe på kontoret, når det er indelukket for nogle, mens andre blæser, minimerer støj og gør det åbne rum til et behageligt sted at arbejde effektivt.

Hvorfor åben plads er dårlig

Open space-kontorer har været kendt siden Henry Fords ingeniørers dage og er stadig en af de mest populære typer planlægning. Adskillige undersøgelser viser, at dette format har udlevet dets anvendelighed: Arbejdseffektiviteten er lavere end på kontorer af skabstypen, og medarbejderne bliver hurtigere trætte og klarer sig mindre godt.

De vigtigste problemer med åbent rum:

1. Den støj, som mennesker og maskiner laver.
2. Risikoen for smittespredning, hvis en af de "ansvarlige" kollegaer kommer syg på kontoret.
3. Manglende opnåelse af arbejdsflowtilstand på grund af hyppige afbrydelser og møder.

Arbejder du bedst om morgenen eller om aftenen, hvor de fleste af dine kollegaer ikke er på arbejde, og om to timer gør, hvad du ikke gjorde i de andre seks, så se nærmere på vores anbefalinger.

Forlader kontoret

Fleksibel arbejdstid

Hvis formatet på dit arbejde tillader det, så brug en fleksibel tidsplan. Det er bedre og mere bekvemt for nogle at arbejde om morgenen, når de fleste af deres kolleger endnu ikke er på arbejde, mens andre vågner sidst på eftermiddagen.

Følg dine biorytmer.

Det kan være svært at blive enige om sådan en tidsplan med dine overordnede, men det er i det mindste værd at give det en chance. Hvis opgaven er fuldført, hvilken forskel gør det så i hvilken tidsperiode?

Praksis fra det forlag, hvor jeg arbejdede, har vist effektiviteten af denne tilgang. Kun medarbejdere, der var bundet til kundeservice og sælgere, havde en klar start og afslutning på arbejdsdagen. Redaktionen, forfremmelses- og andre afdelinger begyndte formelt at arbejde klokken 10:00, men selv inden for en afdeling var der udmærkelser for ugler og lærker.

Overgang til delvis fjernbetjening

Erfaringen fra 37Signals, en virksomhed, der næsten udelukkende består af fjernmedarbejdere, har bevist, at det er vigtigt for folk at arbejde effektivt for at krydse over fire timer om dagen online. I de øvrige fire timer arbejdede folk efter deres egen tidsplan.

Dette gjorde det muligt for den amerikansk-baserede virksomhed at samle programmører fra Hong Kong, Rusland, Danmark, Sverige og forskellige amerikanske byer i sit team. Det kan du læse mere om i bogen “Remote. Kontoret er valgfrit,” skrevet af ejerne af virksomheden Jason Fried og David Hensson.

Vi foreslår ikke, at du forlader kontoret og skifter helt til fjernarbejde, da en sådan tidsplan vil være meget svær at koordinere med din chef.

Men f.eks. inden aflevering af et projekt eller inden en ansvarlig deadline, er det sagtens muligt at aftale et par dages arbejde hjemmefra for at fokusere maksimalt på opgaven.

Hvis tilstedeværelse på kontoret stadig er nødvendig

Vi forhandler med kollegaer

En af de mest irriterende ting er ikke-erhvervsmæssige samtaler, som bliver lyttet til af alle kolleger, der tilfældigvis er i nærheden. Bring diskussioner til et mødelokale eller køkken.

Udnævnelse af møder og diskussion af andre arbejdsøjeblikke, information om hvilke vedrører kun en del af mennesker, overførsel til e-mail, Skype, Telegram eller enhver anden messenger, der er praktisk for de fleste medarbejdere.

På kontorer, der har en fleksibel arbejdstid, er der stadig en foreskreven start på arbejdsdagen. Aftal, at efter den officielle kl. 9, hilser alle dem, der kom ind efter, ikke hele lokalet og distraherer ikke allerede arbejdende kolleger.

Gør det til en regel at sætte din telefon i lydløs tilstand og forlade rummet, når du modtager et opkald.

Kom ikke syg på arbejde og udsæt dermed ikke dine kollegaer for fare.

Danske forskere gennemførte en undersøgelse af 2.403 medarbejdere, der arbejder på forskellige typer kontorer, og kom frem til, at folk fra open space bliver syge 62 % oftere end medarbejdere, der har en personlig konto.

Sæt en tidsplan for udsendelse, så undgår du utilfredshed, der blæser på nogen igen. At gå ud på gangen og strække i 10 minutter er godt for både dine øjne og din produktivitet.

Hvis disse regler er præciseret i virksomhedens politikker og jobbeskrivelser, vil ingen blive stødt, når du taktfuldt minder dem om dem.

Køb af støjreducerende hovedtelefoner

Slip af med den påtrængende brummen med støjreducerende hovedtelefoner. Den er af to typer: aktiv og passiv.

Passiv støjreduktion opnås ved at blokere eksterne lyde med tætte ørepuder eller propper. Og her, når man vælger en enkelt opskrift, er der ingen. Det er nødvendigt at måle mange par for at vælge, hvad der vil være behageligt specifikt for dig og vil kunne lide lyden.

Hovedtelefoner med aktiv støjreduktion er mere effektive til at dæmpe uvedkommende lyde, men de er også meget dyrere. Deres funktionsprincip er baseret på det faktum, at der er installeret en ekstra mikrofon på hovedtelefonerne, som opfanger eksterne støj og gengiver dem i modfase.

Den rytmiske brummen fra computere, ventilation og printere forsvinder fuldstændigt, så snart du tager hovedtelefonerne på. For at stoppe med at høre og samtale vil det være nok at tænde for den passende musik.

For nogle mennesker kan det forårsage svimmelhed eller hovedpine at bære aktive støjreducerende hovedtelefoner. Og pointen her er ikke kvaliteten af selve hovedtelefonernes ydeevne, men i de anatomiske træk ved en bestemt person og hans vestibulære apparat.

For ikke at spilde dine penge, så spørg venner, der har sådanne høretelefoner, om at låne dem i et par dage, eller spørg butikken om returmulighederne, før du køber, hvis høretelefonerne ikke virker for dig.

I henhold til forbrugerbeskyttelsesloven og artikel 502 i civilloven kan du returnere et produkt af god kvalitet til butikken inden for 14 dage fra købsdatoen. Men butikken kan insistere på, at disse hovedtelefoner er teknisk komplekse varer, som ikke kan returneres eller ombyttes.

Vi er i gang med ombygning

Se kritisk på indretningen af det sted, du arbejder på. Har du en dedikeret plads til køkkenet og hvad er det: et separat rum, et hegn eller et bord midt i rummet med elkedel og kaffemaskine?

Kaffemaskinen og andre støjende husholdningsapparater bør isoleres så meget som muligt fra hovedrummet. Hvis der er et separat hegn, så prøv at forhandle, hvordan man bringer det til loftet og adskille køkkenet fra fællesområdet med en dør.

Printere og kølere bør placeres så langt væk fra arbejdspladser som muligt.

Kontoret bør opdeles i støjende og stille områder. At bringe marketingfolk og programmører sammen er en dårlig idé for begge afdelinger.

Indret din arbejdsplads på en sådan måde, at det er behageligt for dig at være der, fordi vi tilbringer det meste af dagen på arbejdet. En behagelig arbejdsplads er en balance mellem åbenhed og personligt rum. Du kan hegne dig af fra kollegaer med blomster, en skillevæg eller et skab uden at forlade fællesrummet.

Vi sparer tid

Faren ved åbne pladser er, at hver medarbejder er næsten på armslængde. Så fordelen ved et sådant layout bliver til en forbandelse, fordi du konstant er distraheret. Det, der kan være en presserende og vigtig opgave for din kollega, viser sig samtidig at være ikke-hastende og ligegyldigt for dig.

Når du laver aftaler, skal du overholde reglen om at fremhæve obligatoriske og valgfrie deltagere, i slutningen af planlægningsmødet, send alle en protokol med endelige beslutninger og deadlines for udførelse af opgaver.

Sæt tid af, som kun vil være din til at udføre dine opgaver, når ingen af dine kolleger vil distrahere dig med deres spørgsmål. Giv dine kolleger besked på forhånd, at du forbereder dig på en vigtig deadline for hele teamet, så bed dem om ikke at genere dig på en bestemt dag eller time.

At arbejde i et åbent rum er en række kompromiser. Start forandringerne med dig selv og dit nærmiljø, så vil resten af dine kollegaer gradvist indhente de nye standarder. Selvom du ikke er leder, men almindelig medarbejder, kan du ændre livet på dit kontor til det bedre. Det er nok at tage en aktiv stilling og fremme dine ideer.