Hvorfor to-do-lister ikke virker, og hvordan man løser det

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

For at være produktiv skal du fokusere på tid, ikke opgaver.

God tidsstyring betyder at få flere resultater på kortere tid. Den populære blogger og iværksætter Thomas Oppong forklarer, hvordan du laver gode planer for at nå dine mål, og hvorfor simple to-do-lister kun kan komme i vejen for produktiviteten.

Hvorfor almindelige to-do-lister ikke virker

I en simpel opgaveliste afspejler du ikke, hvor lang tid det vil tage at fuldføre en opgave. Og højst sandsynligt starter du med små og ukomplicerede, der ikke tager mere end fem minutter.

Efterhånden kommer man frem til, at man igen og igen kun tager simple ting op, og man udsætter hele tiden vigtige og tidskrævende til senere. Som følge heraf rykker store projekter ikke. Og de fleste punkter i planen forbliver uopfyldte, fordi du fortsætter med at tilføje nye til dem uden at have noget kontrolsystem.

Her udløses Zeigarnik-effekten, ifølge hvilken folk husker ufuldstændige eller afbrudte handlinger bedre end udførte. Det betyder, at tankerne om uafsluttede opgaver fra to-do-listen vil blive ved med at hvirvle rundt i dit hoved, indtil du fuldfører dem. Du vil blive hjemsøgt af en obsessiv følelse, der gør det svært at fokusere på at få arbejdet gjort. Dette kan i sidste ende føre til stress og søvnløshed.

Hvordan man planlægger effektivt

Beskriv din ideelle dag

Jason Womack, executive coach, speaker og forfatter om produktivitet, anbefaler hans tilgang til at organisere processen for at nå et mål. Han foreslår at skrive et manuskript til den perfekte dag at fokusere på. Erkendelsen af, at det ideelle er for dig, motiverer dig til at arbejde.

For at oprette et script skal du besvare følgende spørgsmål.

• Hvordan vil du bruge din dag?
• Hvilke opgaver skal der præcist løses i dag?
• Hvornår er du mest produktiv?

Ud fra svarene kan du opdele arbejdstiden i segmenter, som hver især vil indeholde bestemte opgaver fra din to-do-liste.

Denne metode hjælper dig med at arbejde mere effektivt med din huskeliste og håndtere presserende og vigtige opgaver til tiden.

Planlæg alt i kalenderen

For at gøre dine to-do-lister så effektive som muligt for dig, skal du ikke lave simple planer uden deadlines og deadlines, men lære at bruge kalenderen klogt.

Beskriv i detaljer den kommende dag eller en hel uge. Marker alle dine ting i kalenderen og lev efter den oprettede tidsplan. Dette vil hjælpe dig med at beslutte, hvilket projekt du skal løse først, og om du kan tilføje flere opgaver.

I stedet for din sædvanlige prioritering skal du danne planpunkter med dato og præcist klokkeslæt – især på de vigtigste opgaver. Dette vil give en følelse af, at det haster, og du vil være i stand til at fuldføre dem til et vist tidspunkt.

Evaluer hver opgave

Hvis du ikke analyserer, hvordan du bruger hver dag, er chancerne for, at du spilder det meste af det.

En af de vigtige regler for produktivitet er ikke at lade en opgave tage længere tid, end den skal.

For effektiv tidsstyring er det ikke nok bare at vide, hvad der skal gøres. Du skal overveje, hvor lang tid det vil tage. Det er bedre at sige, "I dag har jeg kun 40 minutter til at gøre dette," i stedet for at planlægge tingene i en simpel rækkefølge af betydning uden specifikke deadlines.

Tilføj til din huskeliste et skøn over, hvor lang tid det vil tage at fuldføre hvert element. Prøv at planlægge hvert minut fra 8.00 til 17.00. Bestem på forhånd, hvornår der skal være pauser. Planlæg for at tjekke notifikationer, e-mail og sociale medier.

Det kan se ud til, at denne aktivitet kun spilder tid. Men i virkeligheden sætter det barren, som du forsøger at møde. Som et resultat vil du se, at din koncentration er blevet bedre.

At holde styr på, hvor meget tid du bruger på opgaver, kan være en reel opdagelse for dig. Dette vil definere stilen på dit arbejde og kan forbedre det. Det hjælper dig også med at forstå, hvornår på dagen du er mere eller mindre effektiv.

Måling er det første trin, der kræves for at overvåge og i sidste ende forbedre ydeevnen. Hvis du ikke kan måle noget, kan du ikke forstå det. Hvis du ikke kan forstå noget, kan du ikke kontrollere det. Og hvis du ikke kan kontrollere det, kan du bestemt ikke forbedre det.

James Harrington Entrepreneur, Process Management Specialist

Analyser din tid, og så kan du allokere den korrekt.

Tidslinje

Åbn din dagsplanlægger eller planlægningsapp, og tilføj deadlines til din liste over opgaver. Tildel et prioritetsniveau for hver.

Og for at forstå, hvad der er værd at bruge mere tid, skal du svare på et par spørgsmål:

• Hvilke opgaver tager mindre end 20 minutter?
• Hvilke opgaver tager mere end en time?
• Hvad er den bedste ting at lave om morgenen, når du har mest energi?

Skriv nu i stedet for "Fuldfør designprojektet" "Fuldfør designprojektet på to timer". Selvom du ikke når at gøre det færdigt, kommer du i hvert fald af sted uden at bruge hele dagen på det.

Hvis du ikke har et mål om at fuldføre opgaven på en bestemt dato, skal du planlægge at bruge en vis mængde tid på det hver dag. Og så gå videre til andre lige så vigtige ting. På den måde kan du gradvist slippe af med store opgaver.

Del store opgaver op i mindre

Nogle opgaver kan tage timer eller endda dage. Hvis du har et stort projekt foran dig, så brug et par minutter på at tænke over det. Hvilke dele består den af? Hvor meget indsats tager det, og hvor lang tid vil det tage? Skriv det ned.

Del derefter projektet op i flere opgaver med en klar deadline og løs dem én ad gangen, indtil det er afsluttet. Jo flere små handlinger du får, jo mere gennemførlige vil de virke.

Når en utilnærmelig mængde arbejde bliver til noget småt, fokuserer hjernen på, hvad der skal gøres lige nu – på en specifik opgave og et lille mål. Derfor er det bedre at arrangere spurter på 40-60 minutter med korte pauser.

Arbejd med én opgave ad gangen

Giv det din fulde opmærksomhed, og så vil du være i stand til at være så effektiv som muligt.

Forbes' Mark Murphy forklarer: Når folk kan undgå arbejdsafbrydelser, er der en 67% chance for, at de får det indtryk, at 'i dag var en meget produktiv dag'.

Det giver virkelig mening at arbejde i en time på én opgave uden distraktion. Men det kan være svært, især hvis du hele tiden modtager notifikationer eller skal svare på spørgsmål fra kollegaer.

For eksempel hjælper Pomodoro-teknikken med at fokusere på arbejdet. Det indebærer 25 minutters arbejdsspurt med korte 5 minutters pauser. Efter flere sådanne tilgange kan du slappe helt af.

Denne metode er ikke universel: Varigheden af koncentration og arbejdsstil er forskellig for alle. Så prøv forskellige tidsstyringsteknikker og hold dig til den, der fungerer for dig personligt.

Hvis du for eksempel er mere produktiv om morgenen, så udskyd opgaver, der tager længere tid. Dette vil hjælpe dig med at blive mere organiseret og opnå mere.