6 måder at afslutte et møde så hurtigt som muligt og få resultater

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

Du skal vide, hvordan du organiserer møder godt og effektivt. Dette er ikke så nemt, som det kan se ud ved første øjekast. Men hvis du lærer at sætte det rigtige tidspunkt, bruge miljøet og sætte mål klart, så kan du gennemføre møder hurtigt og effektivt.

Sørg for, at målet er klart

I stedet for at sige: "Lad os samle hele kontoret kl. 11," spørg dig selv: "Hvad vil vi opnå?"

Du skal absolut vide, hvorfor du overhovedet er vært for dette møde:

• at generere en idé;
• at træffe en beslutning;
• at gennemføre en aftale;
• at besvare spørgsmål om de kommende ændringer.

Måske passer du til det:

• at lytte til klager fra medarbejdere (skal dette gøres i et gruppemødeformat?);
• at diskutere det, der allerede er besluttet;
• at gøre noget, der kan diskuteres eller løses via telefon eller e-mail.

Hav ikke store forsamlinger

Brug den gode "to pizza-regel" og lad være med at invitere for mange mennesker til mødet. Du skal oprette et hold, hvor hver person er på sin plads. Derfor bør mødet være overværet af så mange mennesker, som du kan fodre to pizzaer.

Pointen er ikke kun at fodre alle, der kom til mødet. Store grupper af mennesker kan ikke træffe beslutninger effektivt. Der er endda et koncept. Det forekommer i store grupper af mennesker, når individer ikke kan udtrykke deres egen mening på grund af frygt for fordømmelse fra kolleger og ledere. Små grupper er mere bekvemme fra dette synspunkt. Derfor er de mere effektive.

Tid først, derefter timer

Efternølende er meget irriterende og distraherende. Lær dem at komme til tiden.

Hvis de ikke værdsætter deres tid, vil de heller ikke værdsætte alle andres tid.

Gør dette som følger.

Indstil et mødetidspunkt til f.eks. 08:48. Overraskende nok vil dette træk virke, og folk vil begynde at ankomme til tiden. Hvad angår dem, der kommer for sent, skal du lære dem at betale for det. Og ikke penge. Lad for eksempel synge. Sanktioner som disse virker meget bedre end penge. Inden for en måned vil du glemme, hvordan sangen af dine underordnede lyder.

Og selvfølgelig træne dig selv i at indstille en timer. For hver taler, hvis nogen, og for hele mødet generelt. På denne måde vil mødet ikke trække ud, og du vil vide, hvad du har brugt hvert minut.

Stole skal være rigtige

Den måde folk sidder i salen på er også af stor betydning:

• at sidde i en cirkel er nyttig til samarbejde, diskussion, generel beslutningstagning;
• at sidde på rækker er nyttigt, hvis du skal anspore til konkurrence og lysten til at konkurrere med kolleger.

Hvis du skal have et hurtigt og yderst produktivt møde, så flyt alle stole ud af lokalet. Adskillige undersøgelser viser, at jo længere vi står, desto mere rystende bliver vi. Jeg vil tage det med det samme og træffe en beslutning så hurtigt som muligt. Desuden kan det være godt for dit helbred at stå et stykke tid.

Fjern bærbare computere og telefoner

Ellers bliver du konstant distraheret. Både du og dine kolleger skal gøre, hvad I har planlagt, og afslutte mødet hurtigst muligt. Så stop med at stirre på din smartphones skærm. Tag i stedet en kuglepen og et stykke papir frem. Information er meget nemmere at huske.

Dagsordenen blev ikke oprettet "til fremvisning"

Du skal virkelig arbejde på det. De fleste møder er uproduktive, fordi dagsordenen diskuteres i det uendelige. Forsøg at formulere dagsordenen i form af et spørgsmål i stedet for at oplyse problemet.

Ikke "diskuter videoindhold", men "hvornår vil videoindholdet være klar?"

Når et spørgsmål bliver stillet, begynder de automatisk at lede efter et svar. Sådan fungerer det.