Sådan grupperer du opgaver korrekt for at følge med i alt

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

Øg produktiviteten ved at rydde op i din opgaveliste.

Alle har længe vidst, at multitasking ikke er så godt: Det forhindrer os i effektivt at fokusere på én ting.

Sagen er den, at det tager meget tid at skifte fra en opgave til en anden – det bekræftes af undersøgelser af Multitasking: Switching costs. Folk arbejder mest effektivt, når de går ind i en tilstand af flow: fuldt fokuseret på én aktivitet, uden at blive distraheret af noget andet.

Desværre er det ikke altid muligt at fange strømmen, for vi bliver hele tiden oversvømmet med en masse forskellige ting, der kræver vores opmærksomhed. Der er dog et trick, der giver dig mulighed for at minimere spild af tid og energi ved at skifte mellem forskellige aktiviteter. Det kaldes opgavebatching.

Essensen af denne teknik er som følger: du kombinerer opgaver af samme type i såkaldte pakker og udfører dem derefter i bulk. Det er simpelt.

Hvorfor er det nyttigt at gruppere opgaver

Det er nemmest at gøre tingene i en tilfældig rækkefølge: du skal ikke bøvle med planlægning, prioritering og andre kedelige ting. Du huskede noget – og du gjorde det. Og så gik vi videre til næste opgave.

Denne tilgang er dog ikke særlig nyttig for din evne til at fokusere. Ifølge undersøgelsen The True Cost Of Multi-Tasking, offentliggjort i Psychology Today, mister en person op til 40 % af deres produktivitet, når han skifter mellem ikke-relaterede opgaver.

Med andre ord, hvis du først skriver en rapport, derefter begynder at svare på e-mails, sorterer papirdokumenter fra og vender tilbage til rapporten igen, så spilder du hver gang tid på at koncentrere dig om en ny opgave, der ikke er som den forrige. Tom DeMarco, forfatter til The Human Factors: Successful Projects and Teams, hævder, at dette "gearskifte" kan tage op til 15 minutter eller mere.

Batchgrupperingsopgaver gør det nemt at flytte fra én aktivitet til en anden. Jo mere ens dine opgaver er, jo nemmere er det, efter at have afsluttet en, at løfte den næste.

Sådan bruger du batchbehandling

1. Opret en huskeliste

Skriv først, hvad du har tænkt dig at gøre, på en simpel liste, linje for linje. Du kan gøre det på papir eller bruge adskillige apps til opgavestyring. Det vigtigste er at rette alt. Det er ideelt at afsætte lidt planlægningstid hver dag (eller mindst en gang om ugen).

2. Opdel opgaver i kategorier

Nu hvor listen er klar, opdel alle dens elementer i kategorier. De kan være forskellige – vælg hvad du vil have. Det vigtigste er, at det er praktisk og visuelt.

Saml for eksempel opgaver som "Svar på e-mails" eller "Ring til kollegaer" i sektionen "Forhandlinger" og "Skriv en artikel" og "Foretag redigeringer" i afsnittet "Tekst". Opret separate kategorier til huslige pligter, arbejdsopgaver, indkøb og meget mere. Det bliver nemmere at navigere i sådan en ordnet liste.

En anden mulighed er at samle opgaver i pakker efter det sted, hvor de skal udføres. Knyt for eksempel alle indkøb til lokationen "Supermarked", og arbejdsopgaver til lokationen "Kontor" og så videre. På denne måde, hvis du befinder dig i nærheden af en butik, kan du se på din huskeliste og straks se alle de køb, du har brug for.

3. Bloker tiden

Batchbehandling af opgaver fungerer glimrende i forbindelse med den såkaldte tidsblokeringsteknik. Når du har opdelt listen i kategorier, skal du tildele et bestemt tidspunkt på dagen for hver kategori. Og tilføj den tilsvarende blok til din kalender. I løbet af en blok af tid, gør kun ting fra én kategori og ignorer de andre.

En anden mulighed er at knytte den populære Pomodoro-teknik til opgavebatching. I 25 minutter er du engageret i uafbrudte opgaver fra én pakke. Hvil derefter i 5 minutter. Gentag derefter cyklussen med en anden gruppe af tilfælde.

4. Overvej din højeste produktivitet

Bestem, hvilket tidspunkt på dagen du er mest produktiv. De fleste har denne morgen, men der er også natugler, der har nemmere ved at fokusere i mørket. Find dit højeste produktivitetsniveau, og prøv at fuldføre opgaver fra de højest prioriterede kategorier inden for det.

5. Eliminer distraktioner

Når du begynder at udføre den næste gruppe af opgaver, skal du sørge for, at du ikke bliver forstyrret af en utilsigtet meddelelse eller et telefonopkald. Du kan afsætte en særlig tid til at tjekke din smartphone. Mens du løser opgaver fra én kategori, skal du ikke tænke på resten.

Hvilke opgaver kan grupperes

Faktisk generelt, evt. Scott Young, forfatter, programmør, iværksætter og stor fan af batchbehandling, giver et par eksempler:

• E-mail. Tim Ferris, forfatter til How to Work 4 Hours a Week, får nogle gange 300 e-mails i timen. Og på trods af et sådant volumen, svarer han dem kun én gang om dagen, og sætter specielt tid af til netop dette.
• Læsning. At læse noget midt imellem er næsten nytteløst, da du alligevel ikke husker meget. Bestem hellere selv, hvornår det er mere bekvemt for dig at tage oplysningerne med omtanke, og book denne tid til læsning.
• Telefonopkald. Skriv navnene på de personer, du skal ringe til, og deres telefonnumre på én liste. Ring derefter til alle kandidaterne på listen på én gang. For det første vil du ikke blive distraheret af telefonsamtaler igen. For det andet vil du være i stand til at vælge det tidspunkt på dagen, hvor folk har mindst travlt og vil være i stand til at tale med dig.
• Rekreation og underholdning. Overfør al underholdning - film, computerspil, gåture - til slutningen af dagen. Dette vil motivere dig til at afslutte arbejdet så hurtigt som muligt, og det vil være lettere for dig at slappe af, velvidende at alt for i dag allerede er lavet om.
• Indkøbsture. Inden du tager hjemmefra, skal du samle alle opgaver, indkøb og ærinder i en bunke og fuldføre dem på én gang. Du kan fx besøge supermarked, posthus og renseri på samme tid. Spar ikke kun tid, men også benzin.
• Korrespondance i sociale netværk. Brug en time om aftenen til at chatte online. Og resten af tiden skal du holde meddelelser om klienter på sociale medier deaktiveret.
• At lave mad. Chancerne er, at du konstant ikke har tid nok til at lave noget hver dag. Heldigvis har civilisationen præsenteret os for en sådan enhed som en mikrobølgeovn. Sæt 1-2 dage af til at forberede mad til den næste uge, og opvarm den så igen.
• Reparation. Tag dig endelig sammen og lav alle de små pligter rundt omkring i huset, der har ventet i kulissen så længe. Udskift de udbrændte pærer, fikser dørhåndtaget og den dryppende vandhane.
• Refleksioner. Tænker du hele tiden, prøver at planlægge noget, løse nogle problemer, men intet lykkes for dig? Scott Young råder endda sådan noget som at tænke på at gøre på et nøje defineret tidspunkt. Få for vane at planlægge 2-3 timer hver uge, hvad du vil gøre næste gang, og hvilke mål du vil nå.

Ja, og for den sags skyld er batch-opgaver også en opgave. Sæt derfor en særlig tid af, gerne om aftenen, til at fordele varerne på din liste til i morgen.