Sådan udnytter du GTD-systemet bedre

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

Forfatter og blogger Leo Babauta forklarer, hvordan du bliver ved med at planlægge og slippe af med alt det, der forhindrer dig i at være produktiv.

Hvorfor er dette system nødvendigt

Getting Things Done (GTD) er et velkendt system til at få tingene gjort af David Allen. Når du bruger det, bliver absolut al indkommende information registreret og opdelt i lister. Målet er at få tingene gjort ved at bruge mere tid på det, der virkelig betyder noget.

Med GTD-systemet kan du opnå meget stor succes. Her er blot nogle få af dem:

• Du varetager mange opgaver.
• Du bliver mere sikker på dig selv.
• Du udsætter mindre og er mindre distraheret.
• De stoler mere på dig: andre ved, at du altid bringer alt til ende.
• Du bliver oftere inviteret til at arbejde, fordi en solid tilgang til forretning er efterspurgt.
• Du ændrer dig til det bedre – du indser, hvad der virkelig er vigtigt for dig, du bliver nysgerrig, du begynder at lære, opbygger stærke relationer til mennesker og slipper af med gamle opfattelsesmønstre, der hindrer dig.
• Du tjener mere.
• Du er i stand til at skabe en succesfuld startup eller opbygge en stor virksomhed.
• Du kan dele dine ideer – i en bog, blog eller foredrag.

Men for at få alle disse fordele skal du forstå, hvordan du bruger systemet effektivt og finde ud af, hvad der forhindrer det. Leo Babauta, forfatter og forfatter til den populære blog Zen Habits, forklarer, hvad du skal gøre for dette.

Sådan bruger du GTD-systemet mere effektivt

Find ud af, hvad der holder dig tilbage fra at være produktiv

Vanen med at udsætte. Du er tøvende med at gå til opgaven på grund af dens kompleksitet: Enten føler du, at du ikke vil være i stand til at klare den, eller også har du slet ikke forstået den. Dette er udsættelse.

Vanen med distraktion. Det lykkedes dig at komme i gang, men du skifter straks til en anden opgave. Al den samme tvivl og usikkerhed får dig til at udskyde det til fordel for en lettere øvelse eller bare begynde at slå tiden ihjel. Dette konstante skift fører til tab af koncentration. Samtidig ser det ud til, at du får uendeligt travlt.

Perfektionisme. Man kan ikke komme i gang med arbejdet i lang tid, for det er nu ikke det rigtige tidspunkt til det. Eller du udskyder at færdiggøre det, fordi det ikke var perfekt.

For eksempel vil du gerne starte en blog, men det gør du ikke, for indtil du finder den perfekte platform og tema til det, har du ikke nok fritid og har stadig ikke en liste med gode ideer. Eller du har skrevet en artikel og ikke udgiver den, fordi materialet stadig mangler at blive færdiggjort – faktisk tør du simpelthen ikke.

Miljø. Folk frustrerer dine planer, gør ikke noget til tiden, komplicerer alt, ødelægger det, brokker sig og irriterer. Og når man stoler på andre mennesker, er det nogle gange svært at nå sine mål. Oftere end ikke er dette kun en undskyldning til dig selv.

Distraktioner. Det er mennesker, enhver begivenhed, problemer. De forstyrrer dit arbejde. Noget du kan kontrollere, noget kan du ikke.

Træthed. Du er træt, sulten, udmattet, forvirret eller keder dig. Problemer som disse kommer i vejen for koncentration og at få tingene gjort.

I dette tilfælde skal du bare genoplade: tag en lur, gå en tur, meditere.

Eller påtag opgaver, der ikke kræver meget energi: sorter din post, lav den administrative rutine. Hvis træthed er blevet observeret i lang tid, skal du gennemgå din kost og søvn.

Frygt, tvivl, følelser af hjælpeløshed og selvtvivl. De er kernen i de fleste af de forhindringer, der er nævnt ovenfor.

Bestem, hvad du mangler for at arbejde mere effektivt

De udvalgte punkter vil være løsningen på ovennævnte problemer.

Evne til at prioritere. Du kan opnå succes, hvis du bruger det meste af din tid til vigtige opgaver. Når du har travlt med ikke-essentielle aktiviteter eller konstant skifter mellem aktiviteter, er du mindre effektiv. Du skal vælge et vigtigt problem og kun fokusere på det.

Efterhånden lærer du at identificere, hvilke opgaver og projekter, der har stor værdi for dig. Er det vigtigere at svare på beskeder end at skrive en artikel? Hvad er mere gavnligt for din karriere, lykke, sundhed?

Evne til at starte virksomhed korrekt. Det er tendensen til at udsætte, der er et af de mest almindelige og smertefulde problemer, der står i vejen for at nå et mål. Derfor er det vigtigste ved at løse opgaver at komme i gang.

Fokuser på det første, mindste skridt. Så lille som muligt. Skab et miljø, der gør det nemmere at komme i gang. For eksempel, da Leo selv ville udvikle vanen med at løbe, fokuserede han kun på at tage sine sneakers på og komme ud af huset.

Sprint arbejde. Denne tilgang hjælper dig med at klare multitasking og distraktioner. Denne teknik kaldes også Pomodoro. Den er baseret på opdelingen af arbejdet i korte intervaller på 15-25 minutter (sprints), hvor du kun skal koncentrere dig om én opgave uden at blive distraheret af andet.

Herefter følger en kort pause, hvorefter du starter en ny spurt. Hvis du aldrig har brugt denne metode, kan du arrangere et par sådanne arbejdssegmenter om dagen, og efter en uge begynder du gradvist at øge antallet.

Håndtering af opgaveliste. Hjælper med at koncentrere sig og klare alt planlagt. Men prøv ikke at overkomplicere. Find et simpelt planlæggerprogram, skriv alt, hvad du skal gøre i den nærmeste fremtid, og vælg hver dag, hvilke opgaver du vil fokusere på i dag.

Planlæg tre vigtige og tre mindre opgaver for dagen - dette antal kan ændre sig afhængigt af længden af din arbejdsdag, opgavernes kompleksitet og hastigheden af deres gennemførelse.

Evne til at acceptere fejl. Perfektionisme kommer i vejen for at få tingene gjort. Derfor skal du ikke bekymre dig så meget om perfektionen af dit arbejde, som om dets færdiggørelse. Hold dig til "elendig første udkast"-reglen af forfatteren Ann Lamotte.

Hun er overbevist om, at den eneste måde at begynde at skrive godt (og overhovedet begynde at gøre det på) er at skitsere et svagt og ubrugeligt udkast. Efter et stykke tid vil du vende tilbage til resultatet og polere det.

Arbejder i en tilstand af usikkerhed. Frygt og vanskeligheder vil ofte hjemsøge dig. Derfor er det meget nyttigt at lære, hvordan man arbejder i en tilstand af denne usikkerhed: at holde sig selv i kontrol, ikke at gemme sig fra opgaver og indre oplevelser og ikke at klage.

For at gøre dette, hver gang du bemærker noget som dette bag dig, læg alt til side og prøv at mærke din tilstand. Accepter det. Vær opmærksom på dine fysiske fornemmelser. Sørg for, at usikkerhed og ubehag er i orden. Lær at værdsætte de øjeblikke, som de er.

Evne til at se det store billede. Én ting er at være helt fokuseret på en enkelt opgave, og noget andet er at kunne se på situationen som en helhed. En generel analyse af situationen bør udføres om morgenen og om aftenen samt et par gange i løbet af dagen - i tilfælde af at du skal justere handlingsplanen.

Vi er alle til tider distraheret, afbrudt og konfronteret med uforudsete vanskeligheder. For at forblive produktiv skal du lære at ændre fokus, når det er nødvendigt.

Evne til at være ansvarlig. Først og fremmest betyder det ikke at give andre mennesker skylden for alle de vanskeligheder, du møder på vejen til at nå dit mål. Tag det fulde ansvar for din del af arbejdet.

Vær en leder – vis initiativ, følg hele teamets succes, også selvom du er en simpel underordnet i det.

Åben kommunikation. Sådan at alle tydeligt forstår deres ansvar og grænser, samt konsekvenserne af manglende overholdelse. Dette vil være med til at skabe en struktur, hvor alle involverede kan arbejde lettere og mere effektivt. Prøv at behandle folk oprigtigt og positivt på trods af alle deres fejl.

Evne til at planlægge. Dagbogens overflod af opgaver bidrager på ingen måde til at nå målet. I stedet er det bedst at lave en minimal liste ved at besvare simple spørgsmål. Hvordan starter man dagen med at udføre vigtige opgaver? Hvordan løber man spurter, så ingen distraherer dig? Hvad skal du tage ansvar for? Hvornår er det værd at hente din post? Hvornår skal jeg planlægge møder? Hvordan vil du vurdere din dag?

Svarene hjælper dig med at planlægge din dag. Stræb ikke efter, at det skal være perfekt. Ved at analysere, hvad der sker, vil du over tid finde den bedste løsning.

Hvor skal man begynde at forbedre

Lav en simpel plan. Det er slet ikke nødvendigt at forsøge at mestre alle de manglende færdigheder på én gang. Til at begynde med er det bedst at fokusere på de første fire, som du vil øve på daglig basis:

• Prioritere og definere opgaver for dagen.
• Sprint arbejde.
• Meditation - når du føler frygt, usikkerhed eller usikkerhed.
• Analyse sidst på dagen og revision af planen.

Bemærk, hvad du vil gøre og hvordan. Vis den resulterende plan til en, du kender, og rapporter tilbage til ham hver dag i en uge. Lov hver uge at dele dine succeser, udfordringer og hvordan du vil forberede dig til starten på en ny syv-dages periode.

Brug 10 minutter hver aften på at gennemgå, hvordan din dag forløb, og om du gennemførte alle punkterne i din plan. Skriv ned, hvad der skete, hvad forhindrede, hvordan du kan accelerere fremadgående bevægelse.

Med tiden vil sprint, meditation og andre færdigheder blive lettere for dig. Begynd derefter at lære nye og effektive tilgange, efterhånden som du gradvist forbedrer dit system. Det vigtigste er at huske at øve sig.