Sådan stopper du distraktioner hvert 5. minut og fokuserer på vigtige opgaver

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

Et uddrag fra en bog af en produktivitetsspecialist, der har prøvet koncentrationsteknikker på sig selv og valgt de mest effektive.

Hyperfokus er evnen til at bruge din tid og opmærksomhed på et enkelt problem eller et enkelt projekt. I Hyperfocus: How I Learned to Do More With Less Time forklarer Chris Bailey, hvor mange ting der skal planlægges for dagen for at få tingene gjort med succes, hvordan man vælger de vigtigste opgaver fra en liste over opgaver og fjerner eventuelle distraktioner.

Hyperfokus indebærer mange ting på samme tid: det er en bevidst tilstand, hvor vi ikke er distraheret, hurtigt genopretter koncentrationen og fordyber os fuldstændigt i arbejdet.

Vi udgiver et uddrag fra kapitel 3, The Power of Hyperfocus, som forklarer, hvordan man går ind i hyperfokustilstanden og vælger det rigtige fokus at fokusere på.

Fire stadier af hyperfokus

På ethvert givet tidspunkt er du enten fokuseret på det ydre miljø, eller på tankerne i dit hoved, eller på begge dele på samme tid. Hvis du kun er optaget af det ydre miljø, betyder det, at du lever i autopilottilstand. Du går ind i denne tilstand, mens du venter på et trafiklys eller skifter uendeligt mellem de samme applikationer på din smartphone. Hvis du kun er optaget af dine egne tanker, så er du fordybet i drømme. Dette kan ske, hvis du beslutter dig for at gå uden din telefon, tænker på noget i brusebadet eller går en tur.

For at komme ind i en tilstand af hyperfokus, skal du forbinde dig til dine egne tanker og til det ydre miljø og bevidst rette alt dette til løsningen af ét problem.

I denne henseende går hyperfokus forud for den tilstand, som Mihai Csikszentmihalyi kalder "flow" - når vi er fuldstændig fordybet i vores forretning, og tiden flyver meget hurtigere. Som Csikszentmihalyi forklarer i sin bog Flow, i denne tilstand, "forestår alt andet os irrelevant." Dette er endnu en grund til, at det er absolut bydende nødvendigt at fokusere på kun én ting: chancerne for at komme ind i flowtilstande vokser eksponentielt, når flere objekter ikke konkurrerer om vores begrænsede opmærksomhed. Hyperfokus er den proces, der bringer os ind i flowet.

Sådan kommer du ind i hyperfokustilstanden

Ifølge videnskabelig forskning går vi gennem fire stadier, når vi koncentrerer os. Vi er fokuserede (og produktive) i starten. Så, hvis vi ikke selv skifter til noget andet, og hvis de ikke forstyrrer os, begynder tankerne at spredes. I tredje fase bemærker vi, at vi tænker på uvedkommende ting. Det kan tage lang tid indtil dette øjeblik, især hvis vi ikke har for vane regelmæssigt at tjekke, hvad der fylder opmærksomhedsrummet. (I gennemsnit bemærker vi, at vi tænker på uvedkommende ting, cirka fem gange i timen.) Og i det fjerde trin vender vi tilbage til det oprindelige opmærksomhedsobjekt.

De fire faser af hyperfokus er baseret på dette diagram.

For at gå ind i hyperfokustilstanden skal du:

1. Vælg et produktivt eller meningsfuldt opmærksomhedsobjekt.
2. Eliminer så mange eksterne og interne distraktioner som muligt.
3. Fokuser på det valgte opmærksomhedsobjekt.
4. Vend konstant tilbage til dette objekt og fokuser på det igen.

At træffe en beslutning om, hvad vi planlægger at fokusere på, er det vigtigste skridt, for jo mere produktiv og meningsfuld opgaven er, jo mere produktiv og meningsfuld bliver dine handlinger. For eksempel, hvis du beslutter dig for at fokusere på at træne en ny medarbejder, automatisere en gentagen aktivitet eller brainstorme en ny produktlancering, vil du være uendeligt meget mere produktiv end at arbejde i autopilottilstand.

Den samme idé gælder i hjemmekredsen: Jo mere meningsfuldt objektet for din opmærksomhed er, jo mere meningsfuldt er hele dit liv. Vi høster fordelene ved hyperfokus ved at danne meget simple intentioner – for eksempel at fordybe os fuldt ud i en samtale med en elsket eller nyde en familiemiddag så meget som muligt. Vi lærer mere, husker mere og analyserer vores handlinger bedre. Som et resultat får vores liv mere mening.

Det første absolut nødvendige skridt til hyperfokus er intention, som skal gå forud for opmærksomhed.

Det næste skridt er at eliminere så mange interne og eksterne distraktioner som muligt. Der er en simpel grund til, at vi bliver ofre for dem: på et tidspunkt bliver distraktioner mere attraktive genstande for opmærksomhed end ting, vi virkelig skal gøre. Det gælder både på arbejdet og derhjemme. Advarsler om nye breve, der dukker op i hjørnet af en computerskærm, forfører os normalt mere end det arbejde, vi udfører i et andet vindue, og tv'et bag samtalepartnerens ryg på værtshuset bliver mere attraktivt end selve samtalen.

Distraktioner er meget nemmere at håndtere på forhånd – når de dukker op, er det ofte for sent at forsvare dine intentioner mod dem. Interferens skal også neutraliseres - inklusive vilkårlige (og nogle gange pinlige) minder og tanker, der dukker op i vores hoveder, når vi forsøger at fokusere, mental modstand mod uattraktive opgaver (såsom indgivelse af selvangivelse eller rengøring af garagen) og simpelthen trangen at tænke på forskellige ting, når vi gerne vil fokusere på en.

For det tredje bliver hyperfokus mulig, når vi koncentrerer os om et udvalgt opmærksomhedsobjekt i en forudbestemt periode. Det betyder, at vi har en plan om at fordybe os i arbejdet i en vis periode, hvilket er både praktisk og muligt for os. Jo mere omhyggeligt vi arbejder på de to første trin, jo bedre og mere selvsikkert vil vi klare opgaven på dette trin.

Endelig, for det fjerde, er hyperfokus nødvendig for at vende opmærksomheden tilbage til det oprindelige objekt, når sindet begynder at vandre. Jeg vil gentage dette udsagn mere end én gang, fordi det er blandt de vigtigste ideer i denne bog: Ifølge forskning spredes vores tanker til siderne 47 % af tiden. Med andre ord, hvis vi er vågne i 18 timer, så er vi i løbet af kun otte af dem fordybet i aktuelle opgaver. Det er normalt, at tankerne glider til siden, men det er vigtigt at bringe dem tilbage for at bruge tid og opmærksomhed på de genstande, der er foran os.

Derudover tager det 22 minutter at vende tilbage til den aktuelle opgave efter at være blevet afbrudt eller afbrudt. Og hvis vi selv er distraheret eller afbrudt, så tager det os allerede 29 minutter at vende tilbage til arbejdet med den oprindelige opgave.

Jo oftere vi vurderer, hvad der præcist optager opmærksomhedsrummet, jo hurtigere kan vi komme tilbage på sporet.

Men du skal ikke bekymre dig for meget om dette for nu - vi vil diskutere det i detaljer senere.

Ideen om hyperfokus kan opsummeres i én sætning: mens du arbejder, hold din opmærksomhed på et vigtigt og komplekst objekt.

At vælge, hvad der skal fokuseres på

Opmærksomhed uden hensigt er spild af energi. Opmærksomhed skal altid forudgås af hensigt - desuden er de perfekt kombineret. Når du har formuleret din hensigt, kan du beslutte, hvordan du skal bruge din tid; ved at fokusere på opgaven er vi i stand til at klare den effektivt. Den bedste måde at blive mere produktiv på er at vælge, hvad du vil opnå, før du starter.

Når man danner intentioner, er det vigtigt at huske, at ikke alle arbejdsopgaver er skabt lige. Nogle kan opnå utrolige resultater i hvert minut brugt. Dette inkluderer mål som at planlægge de vigtigste opgaver, du ønsker at udføre i løbet af dagen, oplæring af en ny medarbejder, der kom til holdet for en måned siden, og arbejde på en bog, som du har skrevet i flere år. Disse opgaver falder i kategorierne "nødvendige" og "fokuserede", som vi diskuterede i kapitel 1. Det er nemt at relatere arbejde i disse sektorer til unødvendige og distraherende aktiviteter såsom at deltage i ubrugelige møder, læse feeds på sociale medier og konstant tjekke e-mail. se, hvad der er mere produktivt. Hvis du ikke vælger, hvilke sektorer du skal bruge tid på, aktiveres autopilottilstanden.

Dette betyder ikke, at du på en eller anden måde ikke kan komme ud af situationen, mens du opererer i autopilottilstand. Ved at reagere på alle de arbejdsopgaver, der kommer ind, kan du holde de fleste af dem under kontrol og forblive produktive nok til ikke at miste dit job. Men autopiloten tillader ikke meget fremskridt i arbejdet. Jeg formoder, at du ikke bliver betalt for, at du som sorterer på posten sender breve, samtaler og beskeder i messengers i den rigtige retning, efterhånden som de kommer. Vi er nogle gange nødt til at gøre dette, samt reagere på indkommende uforudsete henvendelser. Men når det er muligt, bør du aktivt vælge, hvad du vil bruge tid og opmærksomhed på.

Efter at have undersøgt opmærksomhed og hensigt gennem årene, har jeg udviklet flere daglige øvelser, der hjælper dig med at sætte et mål. Her er tre af mine yndlingsøvelser.

1. Reglen om tre

Hvis du allerede er bekendt med mine tekster, kan dette afsnit sikkert køres diagonalt. Hvis ikke, så lad mig introducere den tre regel. Start din dag med at vælge tre opgaver, som du vil udføre inden aftenen.

Vi har brug for en to-do-liste for at detaljere de kommende handlinger, og disse tre intentioner skal rettes mod de vigtigste opgaver.

Jeg har gjort dette hver morgen, siden jeg hørte om denne regel for år siden fra Jay Dee Meier, Microsofts direktør for digital transformation. Reglen ser vildledende simpel ud. Bestemmer alt i begyndelsen af dagen

tre hovedopgaver for dig, opnår du flere mål. Du bestemmer, hvad der er vigtigt, og hvad der ikke er vigtigt nu - de begrænsninger, som reglen pålægger, viser, hvad der betyder mest for dig. Derudover giver reglen dig en vis fleksibilitet i løbet af dagen. Hvis det er spækket med møder, kan det afgøre omfanget og indholdet, og en fri dag kan afsættes til vigtigere og mindre presserende sager. Hvis der opstår uforudsete omstændigheder og projekter, vil det være muligt at revurdere rækkefølgen af nye og eksisterende planer. Da de tre opgaver passer godt ind i opmærksomhedsrummet, kan du relativt let huske dine oprindelige intentioner.

Sørg for at have dine tre vigtigste opgaver i øjesyn - jeg noterer dem ned på en stor tavle på mit kontor eller, hvis jeg er væk, over opgavelisten for den dag, hvor OneNote synkroniserer mellem mine gadgets. Du kan måske finde det nyttigt at indstille tre opgaver for ugen, og også vælge tre daglige ikke-arbejdsopgaver, såsom ikke at tænke på arbejde under middagen, gå i fitnesscenter om aftenen eller indsamle kvitteringer til din selvangivelse.

2. Opgaver med maksimal effekt

Den anden tommelfingerregel i at bestemme intentioner, som hjælper mig meget, er at beslutte, hvilke ting på min to-do-liste, der har den største indflydelse.

Hvis du er vant til at lave en huskeliste (og jeg kan varmt anbefale den, og jeg vil fortælle dig nedenfor, hvordan den kan være nyttig), så tænk et sekund over konsekvenserne af hver af dem, både på kort og lang sigt -semester. De øverste opgaver på denne liste er dem, der vil føre til de mest markante positive resultater.

Hvad vil ændre sig i verden - eller i dit arbejde og liv, hvis du tager dig tid til at fuldføre hvert af punkterne? Hvilken opgave, som en tabt domino i en lang række, vil sætte gang i en kædereaktion og i sidste ende føre til et imponerende resultat?

En anden måde at vurdere situationen på: Når du beslutter dig for, hvad du skal gøre, skal du ikke kun tænke på de umiddelbare konsekvenser af dine handlinger, men også på indflydelsen fra anden og tredje orden. Du bestemmer for eksempel, om du vil bestille Anthill-kage til dessert. Den umiddelbare konsekvens af denne beslutning er fornøjelsen af at spise det søde. Men konsekvenserne af anden og tredje orden kan være meget triste - for eksempel vil du så have det forfærdeligt, eller tage på i vægt eller bryde den foreskrevne diæt.

Dette er en kraftfuld idé, der er værd at lære godt, især da mange vigtige opgaver ofte ikke er dem, der virker mest presserende og produktive på et givet tidspunkt. For eksempel virker det måske ikke lige så givende at skrive en håndbog for nyansatte som at svare på et dusin e-mails, men en håndbog vil forkorte ansættelsestiden for nyansatte, få dem til at føle sig velkomne og øge produktiviteten. Det betyder, at der er tale om en opgave med maksimale konsekvenser. Disse opgaver kan være at automatisere en gentagen proces, der irriterer dig, at tildele roller i et igangværende projekt eller at udarbejde et program, der giver medarbejderne mulighed for at dele viden.

Hvis du har mange to-do-punkter på din to-do-liste, så spørg dig selv, hvilke der vil føre til de vigtigste konsekvenser?

Denne øvelse fungerer godt, når den kombineres med fire grupper af cases. Når du først placerer dem i de nødvendige, målrettede, distraherende og uvigtige sektorer, så spørg dig selv: hvilke af de nødvendige og målrettede aktiviteter kan sætte gang i en kædereaktion?

3. Timesignalet til bevidsthed

At definere tre intentioner for dagen og prioritere opgaverne med de vigtigste konsekvenser er en god måde at få fokus hver dag og hver uge. Men er du sikker på, at du handler bevidst til enhver tid?

Når det kommer til produktivitet, er disse øjeblikke altafgørende - det nytter ikke noget at sætte mål og formulere mål, hvis du ikke gør noget for at implementere dem i løbet af dagen. Min foretrukne måde at kontrollere, at jeg holder mig til mine mål, er at tjekke så ofte som muligt, hvad der optager min opmærksomhed. Dette fortæller mig, om jeg fokuserer på vigtige ting, der har alvorlige konsekvenser, eller om jeg glider ind i autopilottilstand. For at gøre dette bruger jeg det timelige bevidsthedssignal.

En af hovedideerne ved Hyperfocus er ikke at bebrejde dig selv for meget, hvis du bemærker, at dine tanker vandrer et sted hen. Dette er uundgåeligt, så overvej disse øjeblikke som en mulighed for at vurdere, hvordan du har det, og kortlæg en vej til din næste udfordring. Forskning har vist, at vi er mere tilbøjelige til at bemærke, at vi bliver distraheret, når vi belønner os selv for det.

Selvom du eliminerer en eller to distraktioner eller formulerer en eller to opgaver for dagen, vil dine resultater allerede være bedre end de fleste.

Hvis vi på nogen måde ligner hinanden, vil timesignalet til opmærksomhed vise, at du normalt ikke er involveret i noget vigtigt eller med langsigtede konsekvenser. Dette er normalt - og endda forventet.

Det vigtige er, at du jævnligt kan tjekke, hvad der i øjeblikket fylder din opmærksomhed. Opsæt et timesignal på din telefon, ur eller anden enhed - og det er den mest produktive hindring på din dag.

Når timeklokken lyder, så spørg dig selv:

• Var dit sind optaget af fremmede tanker, da signalet om bevidsthed lød?
• Er du på autopilot eller har du travlt med en opfattet opgave? (Over tid, efterhånden som situationen med bevidsthed forbedres, vil dette give en masse grunde til at føle sig tilfreds.)
• Er du fordybet i produktive aktiviteter? Hvis ja, hvor meget tid brugte du på at fokusere på det? (Hvis dette har været lang tid, så lad ikke signalet om opmærksomhed slå dig ud af kurs - fortsæt med at arbejde!)
• Hvilken af de opgaver, du måske arbejder med nu, har den mest positive effekt? Arbejder du på det?
• Hvor fuld er dit opmærksomhedsrum? Hvis det allerede er overfyldt, har du så yderligere opmærksomhedsressourcer?
• Er der nogen distraktioner, der står i vejen for dit hyperfokus?

Du behøver ikke at svare på alle disse spørgsmål – vælg tre eller to, som du finder mest nyttige og vil give dig mulighed for at fokusere på de vigtige ting igen. Hvis du besvarer dem hver time, vil kvaliteten af opmærksomhed stige på alle tre områder: du vil være i stand til at fokusere bedre, fordi du vil bemærke distraktioner i horisonten og forhindre deres indflydelse; Du vil oftere mærke, at tankerne er gået til siden, og du vil kunne fokusere igen; over tid vil du bruge det meste af din dag på at udføre fokuseret arbejde.

Når du først begynder at praktisere dette, kan du opleve, at du ofte går i autopilottilstand, bliver distraheret og spilder tid på uvæsentlige og forvirrende ting. Det er ok! På sådanne tidspunkter er du nødt til at ændre dine tankers bane og gå videre til en mere produktiv opgave, der håndterer de distraktioner, der kom i vejen for dig. Hvis du oplever, at du jævnligt bliver distraheret af de samme ting, så lav en plan for at håndtere problemet. (Vi vil behandle dette i næste kapitel.)

Vælg en hverdag i denne uge, og prøv at indstille timesignalet. Det kan være irriterende i starten, men med tiden vil du udvikle en værdifuld ny vane. Hvis du ikke kan lide tanken om en cue, så prøv andre eksterne stimuli, der vil få dig til at se, hvad der optager dit opmærksomhedsrum. Jeg bruger ikke længere timesignalet til mindfulness, selvom det var den mest effektive metode for mig i starten. Nu overvejer jeg opmærksomhedsrummet flere gange på forudbestemte tidspunkter: hver gang jeg går på toilettet, når jeg går for at hente vand eller te, eller når telefonen ringer. (Jeg svarer efter et par ringetoner og indser, hvad jeg tænker på).

Chris Bailey er en canadisk forfatter og skaber af projektet A Life of Productivity. Efter sin eksamen fra universitetet brugte han et helt år på at studere produktivitet. I løbet af denne tid talte Chris med snesevis af eksperter, læste mange videnskabelige artikler og lavede flere eksperimenter på sig selv for at forstå, hvordan du kan få mest muligt ud af dine evner. Hver dag skrev Chris en rapport om, hvad han havde lært på sin blog. I Hyperfocus: How I Learned To Do More With Less Time deler han teknikker og øvelser, han selv har prøvet.