Sådan uddelegeres arbejdsopgaver korrekt

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

Kategoriske ordrer, uopmærksomhed på medarbejdernes interesser og mangel på taknemmelighed er ikke den mest effektive tilgang til fordeling af opgaver i teamet.

En god leder er ikke en, der bærer alt på sine egne skuldre, men en, der er i stand til at samle et stærkt effektivt team og kompetent fordele ansvar, herunder uplanlagte.

Delegering, det vil sige uddelegering af opgaver fra en medarbejder til en anden, er med til at øge engagementet i teamet, og ledere, der lykkes med dette, indbringer i gennemsnit deres virksomheder 33 % mere omsætning end andre.

Men bare at sige "gør dette" er forkert. En ordretone, en dårligt planlagt opgave, mangel på forklaring - alt dette kan forårsage afvisning og som følge heraf ende med ikke det bedste resultat.

Harvard Business School-ekspert Lauren Landry talte om reglerne, der vil hjælpe med at uddelegere effektivt og forbedre ydeevnen.

1. Vurder medarbejdernes kompetencer

Der er opgaver, der ikke kan delegeres. For eksempel er de en integreret del af dit ansvar. Eller en anden medarbejder ikke har viden og kvalifikationer til at udføre sådanne opgaver. Eller omvendt, de er meget enklere end dem, han plejer. For eksempel ville det mildt sagt være upassende at bede en salgschef eller revisor om at finde en mester til at reparere en kontorkaffemaskine.

Generelt, før du overlader noget til nogen, bør du spørge dig selv:

• Vil en person klare denne opgave? Har han tid nok, eller vil det forstyrre hans øvrige ansvar?
• Vil medarbejderen have nok viden og færdigheder? Eller skal du holde ham opdateret så længe, at det er nemmere at gøre det selv eller finde en anden specialist? Lad os sige, at du skal lave en rapport om teamets arbejde med et projekt, men den kollega, du vil overlade dette til, har aldrig gjort dette overhovedet, hvilket betyder, at forretningen vil bevæge sig langsomt, med et knirken, og du kan evt. skal lave alt om.
• Vil denne opgave hjælpe medarbejderen med at forbedre nogle færdigheder, få erfaring? Dette er valgfrit, men det ville være rart.
• Er der en medarbejder, der kan håndtere det bedre?

2. Prøv at imødekomme alles interesser og behov

For eksempel skal du tilrettelægge teambuilding for hele teamet, men der er ingen særlig medarbejder til dette. Men der er en person, der er kommunikationsstærk og gerne vil have erfaring med at arrangere events, træning og personaleledelse. Du kan tilbyde ham denne opgave.

Eller virksomheden står midlertidigt tilbage uden en SMM-specialist, men der er nogen, der er velbevandret i sociale netværks algoritmer og ikke ville have noget imod at prøve sin hånd med markedsføring.

Det er selvfølgelig ikke altid muligt. Der er kedelige opgaver, som ingen kan lide. Men alligevel vil det ikke være overflødigt at kritisk vurdere holdet og tænke over, hvem den nye opgave kunne gavne.

3. Indstil opgaven korrekt

Når du henvender dig til en medarbejder, så forklar hvorfor du vil overlade opgaven til ham, hvordan den kan være nyttig for virksomheden og for ham personligt. Sørg for at rose og liste hans styrker, der påvirkede dit valg. Vær høflig.

Fortæl os om opgaven i detaljer. Hav et klart mål og tidslinje. Angiv alle nødvendige dokumenter og andre oplysninger. Det vil være rigtig godt, hvis alle nødvendige materialer er klare og strukturerede, så medarbejderen ikke skal bruge mange timer på at finde ud af, hvad der er hvad.

4. Sørg for normal kommunikation og en behagelig atmosfære

Lad personen vide, at du altid er der for at hjælpe, foreslå, besvare spørgsmål. Advar om, at hvis han af en eller anden grund ikke klarer sig eller overskrider deadline, vil han kunne tale med dig, og sammen finder I på noget.

Spørg, hvad han skal bruge for at fuldføre opgaven. Du skal muligvis give ham yderligere oplysninger eller for eksempel frigøre ham fra aktuelle anliggender.

Det er vigtigt at forblive venlig, så medarbejderen ikke rigtig tøver med at kontakte dig, hvis noget går galt.

5. Vær på den sikre side

Når du selv udfører en opgave, har du fuldstændig kontrol over situationen. Hvis en anden påtager sig jobbet, kan der være en million problemer, der kan resultere i dårlige resultater eller overskredne deadlines.

Tænk på forhånd, hvad du vil gøre i tilfælde af en ugunstig udvikling af begivenheder. Vær forberedt på selv at løfte opgaven eller outsource den hurtigt til en anden.

Prøv at behandle disse situationer ikke som en fiasko, men som en oplevelse, der vil hjælpe dig til bedre at forstå dit team, dets evner og organisationsniveauet.

6. Vær tålmodig

Ja, der er ting, der er hurtigere at gøre på egen hånd end at betro nogen, og så bruge tid på at besvare spørgsmål og overvåge resultatet.

Det er vigtigt at huske, at du ikke er et menneskeligt orkester, og for effektivt arbejde skal du udvikle dit team, give medarbejderne mulighed for at lave noget nyt, blive mere kompetente, lære, også af dine fejl.

Det betyder, at du skal være tålmodig, hvis nogen stiller for mange spørgsmål eller klarer en opgave langsommere, end du havde forventet.

7. Giv og bed om feedback

Når opgaven er færdig, skal du sørge for at fortælle medarbejderen, hvordan du evaluerer hans arbejde: hvad du kunne lide, og hvad du er klar til at rose ham for, hvilke punkter der kunne forbedres, hvad der skal gøres for dette, og hvad du skal kigge efter i fremtid.

Vær korrekt. Band ikke, hæv ikke stemmen, nedvurder eller kritiser ikke uden grund. Sørg for at starte med ros og så forsigtigt tal om, hvad der skal arbejdes med.

Hvis opgaven for personen var ny og svær, så spørg ham, hvordan han arbejdede på den. Hvad var nemt og hvad der ikke var, hvad var interessant, og hvad kunne slet ikke lide, hvordan han selv vurderer resultatet, hvad han gerne vil forbedre, og hvordan han planlægger at gøre det.

8. Glem ikke at sige tak

Og ikke kun en-til-en, men også offentligt, især hvis opgaven ikke var let. Ros personen foran hele teamet, giv ham en ekstra fridag, marker som den bedste medarbejder, hvis virksomheden praktiserer dette.

Du bør heller ikke tilegne dig frugterne af en andens arbejde. I stedet for at sige "Jeg organiserede teambuildingen" eller "Jeg forberedte rapporten", er det bedre at understrege, at du forberedte alt sammen, og at din kollega hjalp meget. Folk sætter pris på at blive anerkendt for deres fortjenester, hvilket gør dem mere involverede og loyale over for virksomheden.