12 nemme tricks til at få tingene gjort hurtigere i Excel

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2024-01-13 01:04

Sådan tilføjer du hurtigt data, opretter en smart tabel eller gemmer en ikke-gemt fil.

1. Tilføj hurtigt nye data til diagrammet

Hvis der kommer nye data på arket til det plottede diagram, som skal tilføjes, så kan du blot vælge et område med ny information, kopiere det (Ctrl + C) og derefter indsætte det direkte i diagrammet (Ctrl + V).

2. Flash Fyld

Antag, at du har en liste over fulde navne (Ivanov Ivan Ivanovich), som du skal omdanne til forkortede navne (Ivanov I. I.). For at gøre dette skal du bare begynde at skrive den ønskede tekst i den tilstødende kolonne i hånden. På anden eller tredje linje vil Excel forsøge at forudsige vores handlinger og udføre yderligere behandling automatisk. Alt du skal gøre er at trykke på Enter-tasten for at bekræfte, og alle navne vil blive konverteret med det samme. På samme måde kan du udtrække navne fra e-mail, lime navne fra fragmenter og så videre.

3. Kopier uden at bryde formater

Du er højst sandsynligt opmærksom på den magiske autofuldførelsesmarkør. Dette er et tyndt sort kryds i nederste højre hjørne af cellen, der trækker på, som du kan kopiere indholdet af en celle eller en formel til flere celler på én gang. Der er dog en ubehagelig nuance: sådan kopiering overtræder ofte tabellens design, da ikke kun formlen kopieres, men også celleformatet. Dette kan undgås. Umiddelbart efter at have trukket det sorte kryds, skal du klikke på smart-tagget - et særligt ikon, der vises i nederste højre hjørne af det kopierede område.

Hvis du vælger indstillingen Udfyld uden formatering, kopierer Excel din formel uden formatering og ødelægger ikke layoutet.

4. Visning af data fra et Excel-regneark på et kort

I Excel kan du hurtigt få vist dine geodata på et interaktivt kort, såsom salg efter by. For at gøre dette skal du gå til Office Store på fanen Indsæt og installere Bing Maps-pluginnet derfra. Dette kan gøres fra webstedet ved at klikke på knappen Hent det nu.

Når du har tilføjet et modul, kan du vælge det fra rullelisten Mine apps på fanen Indsæt og placere det på dit regneark. Det er tilbage at vælge dine celler med data og klikke på knappen Vis placeringer i kortmodulet for at se vores data på det. Hvis det ønskes, kan du i plugin-indstillingerne vælge den type diagram og farver, der skal vises.

5. Spring hurtigt til det ønskede ark

Hvis antallet af regneark i filen har overskredet 10, bliver det svært at navigere i dem. Højreklik på en af arkfanernes rulleknapper i nederste venstre hjørne af skærmen. Indholdsfortegnelsen vises, og du kan springe til ethvert ønsket ark med det samme.

6. Konverter rækker til kolonner og omvendt

Hvis du nogensinde har skullet flytte celler fra rækker til kolonner i hånden, så vil du sætte pris på følgende trick:

1. Fremhæv rækkevidden.
2. Kopier den (Ctrl + C), eller vælg "Kopier" (Kopier) ved at klikke på højre museknap.
3. Højreklik på den celle, hvor du vil indsætte dataene, og vælg en af indstillingerne Indsæt specielle fra kontekstmenuen - Transponeringsikonet. Ældre versioner af Excel har ikke dette ikon, men du kan løse problemet ved at bruge Indsæt speciel (Ctrl + Alt + V) og vælge Transponering-indstillingen.

7. Rulleliste i en celle

Hvis det i en celle skal indtaste strengt definerede værdier fra det tilladte sæt (for eksempel kun "ja" og "nej" eller kun fra listen over virksomhedsafdelinger og så videre), så kan dette nemt organiseres vha. rullelisten.

1. Vælg en celle (eller et celleområde), der skal have en sådan begrænsning.
2. Klik på knappen "Validering" på fanen "Data" (Data → Validering).
3. I rullelisten "Type" (Tillad) vælg muligheden "Liste" (Liste).
4. I feltet "Kilde" skal du angive det område, der indeholder referencevarianterne af elementerne, som efterfølgende falder ud, når du indtaster.

8. Smart bord

Hvis du vælger et interval med data og på fanen "Hjem" klikker på "Formater som en tabel" (Hjem → Formater som tabel), så bliver vores liste konverteret til en smart tabel, der kan gøre en masse nyttige ting:

1. Strækkes automatisk, når nye rækker eller kolonner tilføjes til den.
2. De indtastede formler vil automatisk blive kopieret til hele kolonnen.
3. Overskriften på en sådan tabel er automatisk fast, når du ruller, og den inkluderer filterknapper til filtrering og sortering.
4. På den viste fane "Design" i en sådan tabel kan du tilføje en række totaler med automatisk beregning.

9. Sparklines

Sparklines er miniaturediagrammer tegnet direkte i celler, der visualiserer dynamikken i vores data. For at oprette dem skal du klikke på knappen Linje eller kolonner i gruppen Sparklines på fanen Indsæt. I vinduet, der åbnes, skal du angive området med de originale numeriske data og de celler, hvor du vil vise gnistlinjerne.

Efter at have klikket på knappen "OK", vil Microsoft Excel oprette dem i de angivne celler. På fanen "Design", der vises, kan du yderligere tilpasse deres farve, type, aktivere visning af minimums- og maksimumværdier og så videre.

10. Gendan ikke-gemte filer

Forestil dig: du lukker rapporten, som du har rodet med den sidste halvdel af dagen, og i dialogboksen, der kommer frem "Gem ændringer til fil?" pludselig af en eller anden grund trykker du på "Nej". Kontoret annoncerer dit hjerteskærende skrig, men det er for sent: de sidste par timers arbejde gik i vasken.

Faktisk er der en chance for at rette op på situationen. Hvis du har Excel 2010, så klik på "Filer" → "Seneste" (Fil → Seneste) og find knappen "Gendan ikke-gemte projektmapper" i nederste højre hjørne af skærmen.

I Excel 2013 er stien lidt anderledes: Fil → Detaljer → Versionskontrol → Fil - Egenskaber - Gendan ikke-gemte projektmapper.

I efterfølgende versioner af Excel skal du åbne Fil → Info → Arbejdsbogsstyring.

Der åbnes en særlig mappe fra Microsoft Office, hvor midlertidige kopier af alle oprettede eller ændrede, men ikke-gemte bøger gemmes i et sådant tilfælde.

11. Sammenligning af to intervaller for forskelle og tilfældigheder

Nogle gange, når du arbejder i Excel, skal du sammenligne to lister og hurtigt finde elementer, der er ens eller forskellige i dem. Her er den hurtigste og mest intuitive måde at gøre det på:

1. Vælg begge sammenlignede kolonner (hold Ctrl-tasten nede).
2. Vælg fanen Hjem → Betinget formatering → Fremhæv celleregler → Dublerede værdier.
3. Vælg den unikke indstilling fra rullelisten.

12. Valg (justering) af beregningsresultater for de påkrævede værdier

Har du nogensinde justeret inputværdierne i din Excel-beregning for at få det output, du ønsker? I sådanne øjeblikke føler du dig som en erfaren artillerist: kun et par dusin gentagelser af "undershoot - overflights" - og her er det, det længe ventede hit!

Microsoft Excel kan gøre dette for dig, hurtigere og mere præcist. For at gøre dette skal du klikke på knappen "Hvad nu hvis" på fanen "Data" og vælge kommandoen "Parametervalg" (Indsæt → Hvad nu hvis Analyse → Målsøgning). I vinduet, der vises, skal du angive den celle, hvor du vil vælge den ønskede værdi, det ønskede resultat og den inputcelle, der skal ændres. Efter at have klikket på "OK" vil Excel udføre op til 100 "skud" for at finde den nødvendige total med en nøjagtighed på 0, 001.